تکفا - مهدي فهيمي - براي ادامة زندگي عادي مردمان در جهان امروز، هر كشوري نياز به گسترش اطلاعات و ارتباطات خود دارد و اين گسترش، به طرحي جامع نياز دارد تا الگو و معياري براي كاربرانش باشد. اما كوچكترين اشتباه و كاستي در هنگام طراحي اين طرح، مشكلات، برخوردها و چندگانگيهاي پرشماري را درپي ميآورد. بنابراين بايد طراحي و تدوين آن با نكتهسنجي دقت و پيشبيني بسيار انجام گيرد.
در اين نوشتار كوشش شده است تا فرايند تدوين طرح جامع فناوري ارتباطات و اطلاعات بهروش علمي و گامبهگام معرفي شود.
چكيده
طرح جامع فناوري اطلاعات (ICT)، طرحي پويا است كه منابع فناوري اطلاعات يك سازمان ـ مانند: زيرساختها، منابع و سيستمهاي اطلاعاتي، منابع انساني، مالي ـ را در راستاي حمايت و پيشبرد اهداف بلند مدت، ماموريتها و اهداف كوتاه مدت آن سازمان، بسيج ميكند. طرحهاي جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات بسيار پرهزينه، زمانبر و تحولزا هستند> بنابراين بايد با مطالعة دقيق و بر پاية شرايط و ظرفيتهاي موجود در يك سازمان تدوين و اجرا شوند.
از سال 1993 ميلادي طرح ملي ICT كشورهاي صنعتي شكل گرفته و از سالهاي 1996 به بعد طرح جامع ICT سازمانها پاي به عرصه گذاشته است. اين طرحها در اصل، سياستگذاريهاي كلي سازمان در زمينة فناوري اطلاعات و ارتباطات را سمت و سو ميبخشند و در راستاي خدمت به اهداف كلي سازمان قرار ميگيرند.
در اين مقاله، ضمن تعريف طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات و بيان گسترة طرح، به مسايلي مانند فرآيند تدوين و اجراي طرح، دستآوردهاي طرح جامع در يك سازمان، متدولوژي تدوين طرح، نظام ارزيابي عملكرد و مقررات و راهنماهاي مورد نياز براي تدوين و اجراي طرح جامع، پرداخته ميشود.
پيشگفتار
با گسترش فناوري اطلاعات و ارتباطات و ورود آن به محيطهاي كاري، جهان شاهد ارتباط تنگاتنگ كاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها و بهبود عملكردها و نيز دستيابي بهتر و سريعتر به اهداف سازماني بوده است.
اولين نشانههاي اين پديده در اتوماسيون اداري و كاهش مكاتبات در ادارات دولتي طي دهه گذشته، و تداوم و تكامل آن در قالب "دولت الكترونيكي" و كاربرد فناوري اطلاعات در همه سطوح و لايههاي سازماني و كليه فعاليتها، ديده ميشود.
امروزه فناوري اطلاعات نقش مهمي در كيفيت و مدت زمان انجام اهداف كوتاه و بلند مدت سازماني دارد. از سوي ديگر، سرعت نوآوري فناوريها پديدهاي است كه بايد با آن هماهنگ شويم. اكنون توان رقابت، راز بقاي سازماني و بقاي سازماني و دستيابي به اهداف و ماموريتهاي آن در گرو سياستگذاريهاي فناوري اطلاعات و اجراي آن سياستها در قالب يك برنامهريزي جامع و هوشمند است.
يك طرح جامع فناوري اطلاعات، سياستگذاريهاي فناوري اطلاعات در سازمان را در راستاي خدمت به اهداف كلان سازمان قرار داده، سرمايهگذاريهاي انجام شده در اين بخش را به بهبود عملكرد كلي سازمان راهبري ميكند.
به عبارت ديگر، اين طرح نقطة آغاز فعاليتهاي يك سازمان به شمار ميرود و بايد بتواند بهعنوان يك راهنماي مديريتي مدون و جامع، به شناخت نواقص، همپوشانيها، مغايرتها، اولويتها و فرصتهايي كه ICT براي سازمان ايجاد خواهد كرد، بپردازد. اين طرح حاوي اطلاعات مهمي مانند: اهداف استراتژيك و ماموريتهاي سازمان، اهداف استراتژيك سازمان براي ايجاد يك محيط كار الكترونيكي، استراتژيهاي مديريت فناوري اطلاعات در سازمان، فرضيات و محدوديتهاي برنامهريزي، فرآيندهاي تصميمسازي و اولويتها و طرح عملياتي براي انجام پروژههاي فناوري اطلاعات كنوني و آينده سازمان، ميشود.
بنابراين، ميتوان گفت كه يك طرح جامع بايد شامل اجزايي مانند: شناسايي اهداف بلند مدت و كوتاه مدت فناوري اطلاعات، ارزيابي شرايط جاري، شناسايي مسايل استراتژيك، فرموله كردن استراتژيها و ارايه طرح عملياتي باشد.
گسترة طرح
طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات، به حوزههاي مديريت اطلاعات، فناوري اطلاعات، مديريت منابع اطلاعاتي، سيستمهاي اطلاعاتي و خدمات ICT در زيرمجموعههاي يك سازمان، ميپردازد. همچنين طرح، ظرفيت ايجاد ارتباط ميان زيرمجموعههاي سازمان مربوطه و سازمانهاي بيرون از مجموعه ـ مانند سازمان مديريت و برنامهريزي، شوراي عالي اطلاعرساني (مجري طرح ملي تكفا)، و ساير سازمانهايي كه در راستاي ماموريتهاي سازمان مربوطه قرار دارند ـ را فراهم ميكند.
اصول حاكم بر طرح
اصول حاكم بر يك طرح جامع، اغلب برگرفته از رويكردهاي قانوني، سياسي و اسناد و گزارشهاي دولتي خواهد بود. اين اصول كه برخي از سازمانها از آن به عنوان ارزشهاي يك طرح نام ميبرند، در طول مراحل طراحي، راهنماي طراحان و برنامهريزان خواهد بود.
بيشتر، اصول حاكم بر طرحهاي جامع را ميتوان به مباحث مرتبط با طرحريزي مراحل اجرايي و سنجش عملكرد تقسيم كرد. گفتني است كه اين اصول توسط واحد ICT سازمان گردآوري و تدوين ميگردد كه در اين بخش به چند نمونه اشاره ميشود:
1ـ بهبود فرآيندهاي كاري از طريق مهندسي دوباره فعاليتها
2ـ اطمينان از وجود اطلاعات ايمن و قابل دسترسي براي كاربران مجاز
3ـ بهبود وضعيت پاسخگويي در برابر هزينهها و ارزيابي عملكرد
4ـ يكپارچهسازي و بهرهگيري موثر از تواناييهاي سازمان بهگونهاي كه مهارتهاي كليدي، دانش فني موجود و قابليتهاي كاركنان خلاق، براي پشتيباني از ماموريتهاي سازماني، بسيج گردند.
5ـ گسترش آموزش، مشاركت و تفويض اختيار تا سيستمهاي خودارزيابي بتوانند سياستها و نظريههاي مديريتي را در سطوح عملياتي، به كاركنان منتقل كنند. اين روش، بسيار موثرتر از روشهاي پاسخگويي سنتي ـ مانند: نظارت، بازرسي و گزارشگيري ـ خواهد بود.
6ـ ايجاد تسهيلات لازم براي رشد سازماني و مشاركت معلولان و جانبازان
فرآيند تدوين طرح
طرح جامع يك سازمان بايد بتواند مسوولان واحد ICT آن سازمان و سازمانهاي تابعه را در تدوين و اجراي طرح ICT خود، راهبري كند. در فرآيند تدوين طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات، محورهاي مهم عبارتند از:
الف) پيشنيازهاي تدوين طرح جامع
براي تدوين يك طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات در يك سازمان، پيشنيازهاي زير ضروري است:
1-تعريف ماموريت كلي سازمان
ماموريت يك سازمان، راه و روش كلي سازمان را براي دستيابي به اهداف كلان خود بازگو ميكند. از آنجا كه طرح جامع ICT يك سازمان، اهداف و عملكرد ICT آن سازمان را در راستاي ماموريت سازماني راهبري ميكند، تبيين ماموريت در مرحلة طراحي طرح جامع ICT كاري ضروري و پر اهميت است.
2-تعيين استراتژي كلان و عملكردي سازمان
استراتژي كلان يك سازمان، دستورالعمل راهبردي براي رسيدن به اهداف كلان سازمان است و بنابراين، اهداف كلان ICT سازمان را نيز در راستاي اهداف سازمان قرار ميدهد.
اما استراتژيهاي عملكردي (Functional)، دستورالعمل راهبردي براي اهداف هر يك از حوزههاي عملكردي در سازمان ـ مانند: حوزة اداري، مالي، برنامهريزي و منابع انساني ـ است. در نتيجه استراتژي عملكردي سازمان روند اهداف ICT را در حوزههاي اشاره شده، راهبري ميكند.
3-ارزيابي وضعيت موجود ICT در سازمان
اين ارزيابي با تعيين سطح كنوني عملكرد ICT در حوزههاي گوناگون سازمان، ارزيابي كمبودها و بررسي فرصتها و چالشها در اين زمينه، روش هدفگذاري كلان در حوزة ICT را روشن ميكند.
4-قوانين، مقررات و دستورالعملهاي لازم
تدوين يك طرح جامع، پيش از هر چيز نيازمند آن است تا از قوانين، مقررات، راهنماها، سياستگذاريها، متدولوژيها و نظامهاي گوناگون ـ كه از سوي دولت تدوين و منتشر شدهاست ـ بهرهبرداري كند. شمار اين مستندات و ارتباطات سازماني آنها، به ساختار حكومتي هر كشور بستگي دارد، و از آنجا كه بسياري از اين اسناد (دستكم در حوزة ICT) در كشور ما تدوين و منتشر نشدهاند، براي آشنايي بيشتر، چند نمونه از آنها را ميآوريم:
* طرح جامع دولت براي توسعة كاربردهاي ICT در كشور (طرح تكفا)
* طرح جامع دولت براي توسعة زيرساختهاي اطلاعات و ارتباطات
* طرح جامع دولت براي توسعة دولت الكترونيكي (كاهش جابهجايي كاغذ)
* دستورالعملهاي لازم براي توسعة يكپارچه معماري اطلاعات
* دستورالعملها و مقررات لازم در زمينة امنيت اطلاعات
* دستورالعملهاي لازم براي تدوين نظام ارزيابي عملكرد
* متدولوژيهاي طراحي و اجراي طرحهاي ICT
ب) مراحل تدوين طرح جامع
تدوين طرح جامع ICT، فرآيندي طولاني و چند مرحلهاي است :
مرحلة 1 ـ تعريف اهداف كلان و استراتژيهاي ICT سازمان
پس از تبيين ماموريت و استراتژيهاي سازمان در سطوح كلان و در حوزههاي عملكردي، اهداف ICT سازمان تعيين ميشود. بدين منظور نخست حوزههاي مهم و مطرح در زمينة عملكرد ICT در سازمان مربوطه مشخص گرديده، سپس اهداف كلان، اهداف خرد و استراتژيهاي ICT در هر حوزه تعريف ميشود. از حوزههاي مهم مورد نظر ميتوان موارد زير را برشمرد:
* مديريت منابع اطلاعاتي
* معماري اطلاعات
* امنيت اطلاعات
* زيرساختهاي اطلاعاتي
* سختافزار، نرمافزار و شبكه
مرحلة 2 ـ فرموله كردن استراتژيها و تعريف فعاليتهاي لازم
در اين مرحله استراتژيهاي ICT سازمان در حوزههاي گوناگون كه نشانگر عملكرد ICT در حوزة مربوطه است، بر پاية دستورالعملهاي از پيش تعريف شده، به اقدامات و فعاليتهاي قابل اجرا تبديل ميشوند.
مرحلة 3 ـ تعريف برنامهها و پروژههاي مرتبط
كارها و فعاليتهايي كه در مرحلة پيشين تعريف شدهاند، اكنون بايد تبديل به برنامه (طرح) و سپس پروژه شوند تا بهطور كامل عملياتي گردند.
مرحلة 4- تهية طرح اجرايي
يك طرح اجرايي، طرحي است كه دستورالعملهاي لازم براي برنامهريزي و اجراي فعاليتهاي تعريف شده در قالب برنامهها و پروژهها را در بر داشته باشد.
مرحلة 5 ـ تدوين و ابلاغ رويههاي اجرايي، استانداردها و نظام ارزيابي عملكرد به واحدهاي تابعه
دستآوردهاي اجراي طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات در يك سازمان
طراحي و اجراي طرحهاي جامع ICT ، به دليل پيچيدگي و جامعيت آن، چالش بزرگي براي يك سازمان بهشمار ميرود. همچنين، زمانبندي تدوين اين طرحها، مشروط به آماده بودن دو شرط بنيادين ـ يعني وجود مستندات و زيرساختهاي اطلاعاتي و قانوني و دفتر ICT در سازمان و واحدهاي تابعه ـ معمولاً به يك سال فعاليت پيگير نياز دارد.
در اين بخش به دستآوردهاي يك طرح جامع، پس از يك سال تلاش و برنامهريزي، اشاره خواهد شد. از جمله دستآوردهاي طرح ميتوان موارد زير را برشمرد:
1ـ ايجاد دفتر فناوري اطلاعات در سازمان
2- تدوين طرح جامع ICT، به منزلة قانون اساسي سرمايهگذاريهاي IT در مجموعه
3- تدوين دستورالعملها و مقررات اجرايي طرح براي ابلاغ به كلية واحدها؛
4- تدوين راهنماهاي مورد نياز و هدايتكنندة طرح جامع، بهعنوان دستماية مجريان طرح و پروژههاي IT
متدولوژي تدوين
روشهاي گوناگوني براي طرحريزي طرحهاي جامع ICT ارايه شده است كه همه آنها رويكرد واحدي را دنبال ميكنند. متدولوژيهاي ارايه شدة رايج، از 7 تا 9 گام را براي طرحريزي جامع فناوري اطلاعات معرفي ميكنند:
1ـ طرحريزي پروژه
در اين گام، تعريف و برنامهريزي پروژه ـ حاوي كلية مراحل طراحي و برنامهريزي منابع مادي و انساني ـ صورت گرفته و در طول مراحل كار بهعنوان مرجع اصلاحات و تغييرات در برنامه، استفاده ميشود.
2ـ تدوين و توسعة چشمانداز عملكرد سازمان و فناوريهاي ICT
اين گام براي يكپارچهسازي و همسو كردن استراتژيهاي ICT و عملكرد سازمان انجام ميگيرد.
3ـ ارزيابي شرايط و محيط موجود
براي دستيابي به يك برنامهريزي موثر و كارآمد، بايد از شرايط موجود و نقطة آغاز فعاليتها بهخوبي آگاهي داشت. در اين گام، فرآيندهاي كنوني عملكرد سازمان و فرصتهاي احتمالي ICT براي دستيابي به سياستها و رويههاي نوين ارزيابي ميشوند.
4ـ شناخت و معرفي نيازهاي راهبردي
اين گام به تدوين يك چارچوب مفهومي راهبردي از نيازهاي آينده يك سازمان ـ مانند زيرساختهاي ICT و تركيب سيستمهاي مورد نياز آينده ـ ميپردازد.
5ـ طراحي معماري ICT مورد نظر
معماري مورد نظر در واقع اراية طرحي جامع از سيستمهاي ICT است كه بهعنوان راه حلي براي رفع نيازهاي سازمان معرفي شده و بايد در پايان چارچوب سازماني طرح جامع ICT پيادهسازي شده باشند.
با بهرهگيري از اين فرآيند، يك راهنماي مناسب براي يكپارچهسازي اجزا و راهحلهاي ارايه شده تدوين خواهد شد.
6ـ تعيين فرصتها و خدمات ICT
در اين گام، يك برنامهريزي كلي از خدمات ICT سازمان و فرآيندهاي مورد نياز براي پشتيباني از فعاليتهاي مورد نظر از ICT و استراتژيهاي كلي براي تامين منابع و تكميل و گسترش فعاليتها و قابليتهاي مورد نياز صورت ميپذيرد.
7ـ تدوين و توسعة راهبردهاي تغيير و بازنگري در فرآيندهاي سازماني
اين گام كه از ديدگاه مديريت داراي مشكلات فرهنگي پرشماري خواهد بود، راهبردها و برنامههايي كه بهكمك آنها بتوان كاركنان را براي پذيرش تغييرات سازماني، رويهها و فرآيندهاي كاري نوين، آماده كرد را در بر دارد.
8ـ تدوين و طراحي برنامهريزي تحويل پروژههاي مرتبط با IT
اين گام از متدولوژي طرح جامع به معرفي و بيان ويژگيهايي مانند محدوديت منابع پروژههاي تعريف شده بر مبناي چشماندازهاي فعاليت و عملكرد ICT بيان شده در گامهاي پيشين ميپردازد.
9ـ تكميل برنامهريزي استراتژيك و اطمينان از پذيرش آن
گام نهم يك گام اساسي براي حصول اطمينان از موفقيت اجرايي آيندة طرح جامع است. اين گام ضمن معرفي مفاهيم اصلي و كليدي برنامهريزي راهبردي صورت پذيرفته، به كسب اطمينان از انتقال، پذيرش و درك اين مفاهيم و عملياتي شدن آنها ميپردازد.
از ديگر فعاليتهاي مهم اين بخش از كار، نهايي شدن اختيارات و وظايف اين قسمت از پروژه توسط مسوولان اجرايي و مديران است. گزارش نهايي طرح در شوراي اجرايي طرح بهطور رسمي بهتصويب رسيده، مسووليتها، سياستها و رويههاي كاري به واحدهاي مربوطه ابلاغ خواهد شد.
نظام ارزيابي عملكرد
با گسترش روزافزون فناوريهاي اطلاعات، كاربرد آنها در فرآيندهاي كاري ادارات و موسسات دولتي و غير دولتي شتاب بالايي يافته است. با اين حال، متاسفانه عليرغم هزينههاي بالايي كه اين فناوريهاي نوين بر كاربران خود تحميل ميكند، در زمينه نظارت بر عملكردهاي فناوريهاي اطلاعات و نيز ارزيابي آنها، كار چشمگيري صورت نميگيرد. با اين وضع روشن نيست كه سرمايهگذاريهايي كه در اين راستا انجام گرفته، تا چه اندازه در راستاي دستيابي به اهداف آرماني و ماموريتهاي سازمانهاي كاربر، موثر بوده است.
كشورهاي پيشرو در زمينه فناوري اطلاعات، در چند سال گذشته قوانين ويژهاي دربارة ضرورت اعمال ارزيابي عملكرد فناوري اطلاعات در سازمانهاي دولتي وضع و دستورالعملهايي نيز در مورد چگونگي انجام آن، تهيه و ابلاغ كردهاند. رويكرد اين قوانين و دستورالعملها به فناوري اطلاعات بيشر متكي بر مديريت فناوري اطلاعات بهعنوان يك سرمايهگذاري است، و نه دستيابي به تكنولوژي.
ارزيابي عملكرد، ارزيابي اثربخشي و بازدهي يك عملكرد ويژه براي پشتيباني انجام ماموريتها، اهداف آرماني و اهداف عيني كمي است، كه با بهكارگيري يك معيار نتيجهگرا، قابل محاسبه و كمي شدن، در مقايسه بر مبناي وضع موجود، با فعاليتها، عملياتها و فرآيندها انجام ميپذيرد.
ارزيابي عملكرد فرآيندي است كه به وسيلة آن يك سازمان، پارامترهايي را براي دستيابي به اهداف ماموريتي وضع كرده، برنامهها و پروژهها در محدودة آن، نتايج مطلوب را بهدست ميآورند. اين پارامترها عبارتند از:
1ـ شرايط مبنا يا "وضع موجود"، كه سطح عملكرد پيش از برنامه يا پروژة جاري را نشان ميدهد
2ـ سطح كنوني عملكرد، كه با شرايط جاري حاصل شده است
3ـ معيار، كه سطح عملكرد مشاهده شده از مطالعات "بهترين اقدامات" است
4ـ تعيين هدف براي سطح مطلوب عملكرد، بهطور متناوب بر پاية معيارها
5ـ آستانه، كه حداقل عملكردي را نشان ميدهد كه پايينتر از آن سطح، برنامه يا پروژه به نتايج قابل قبول نميرسد.
نظام ارزيابي عملكرد فناوري اطلاعات چارچوبي را براي مديران طرح جامع فراهم ميكند تا سازمانها به برنامة ICT خود، بهعنوان يك سرمايهگذاري، توجه كنند. اين چارچوب تحليلي، ارتباطي ميان تصميمات سرمايهگذاري ICT با اهداف استراتژيك، طرحهاي كاري و عملكرد ماموريت سازماني ايجاد ميكند. برنامهها و فرآيندهاي كاري طرح بايد از طريق روشهاي ارزيابي عملكرد، قابل اندازهگيري كيفي و كمي بوده و به دقت مستند شوند.
اطلاعات مربوط به ارزيابي عملكرد در سه سطح طرح ميشود:
سطح سازمان ـ در اين سطح، تمركز بر نتايج ماموريتي است و اطلاعات براي گزينش راه سياستگذاري و تصميمسازيهاي ماموريتي، بهكار ميرود. مديران در اين سطح مسوول پاسخگويي و ارايه گزارش به مراكز بيرون از سازمان خواهند بود. زمانبندي اطلاعرساني فعاليتها در اين سطح، دورهاي است.
سطح عملكردي ـ در اين سطح، تمركز بر نتايج واحدهاست و اين اطلاعات براي بهبود عمليات كاري استفاده ميشود. در اين سطح، مديران مسوول پاسخگويي و ارايه گزارش نسبت به اجراي مهمترين عملكردها، از طريق پروژهها و برنامههاي چندگانه است. زمانبندي اطلاعرساني در اين سطح، ماهانه و يا فصلي است.
سطح برنامه/پروژه ـ در اين سطح، اطلاعات مربوط به فعاليتها و وظايف، براي تصميمسازيهاي تاكتيكي و تصميمگيري مديريت اجرايي، بسيار مهم است. مديران در اين سطح، برنامهها يا پروژههايي را رهبري ميكنند كه زير نظر مديران وظيفهاي قرار دارند. اين مديران درگير انجام تلاشهاي واقعي طرحICT هستند. دورة اطلاعرساني در اين سطح، سريع و روزانه خواهد بود.
نظام ارزيابي عملكرد طرح ICT يك سازمان ميتواند در شش گام به شرح زير صورت پذيرد:
1) تعريف ماموريت، حوزههاي اصلي نتايج كار و عملكردهاي كاري
2) گسترش اهداف مموريت محور
3) تعيين روشهاي ارزيابي عملكرد
4) اعتباربخشي و تاييد ارزيابي عملكرد
5) اجراي نظام ارزيابي و جمعآوري اطلاعات (داده)
6) نظارت و ارزيابي نتايج و تكرار فرآيندها در صورت نياز
بنابراين، روشن است كه امكانسنجي طرحهاي جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات در هر سازمان، شرايط و چگونگي ويژة خود را دارد، كه بايد با توجه به آن بررسي و عملياتي شود.
منابع
[1]-Sheila Corral of Anthony Brewerton, the New Professional Handbook : your Guide to Information Services Management (London : Library Association Publishing, 2000), p. 25-26
[2]- Clinger Cohen Act of 1996 and Related Documents, 1996, Department Of defense.
[3]- Government Performance and Results Act, 1993,Executive Office of the President of the United States.
[4]- IT Strategic Planning Guide, February 2002, OTTE, Australia.
[5]- Paperwork Reduction Act, 2001, OMB.
[6]- Guide for Managing IT as an Investment and Measuring Performance, ver 1.0, February 1997, Department of Defense.
[7]- Planning, Programming and Budgeting System (PPBS), 2001, OMB
[8]- IT Strategic Plan, July 2002, U.S. Department of Justice.
[9]- 1995 Information Technology Strategic Plan, 1995, University of wisconsin.
[10]- Queen's IT Program : Queen's Executive Development Center, December 1 to 6,2002, Queen's School of Business.
موسسة فرهنگي روشنگران انديشه
