ITanalyze.ir - زير گروه همگن اتوماسيون اداري در كميته نرم افزار انجمن شرکتهای انفورماتیک متشکل از نمايندگان شركتهاي مطرح در امر اتوماسیون اداری پروتکل تبادل الكترونيكي مكاتبات را تهیه کرد.
بر اساس این پروتكل، علیرغم موانع موجود نظير روشهای مختلف کد گذاری يا ساختارهاي كاملا متفاوت بانكهاي اطلاعاتي مربوط به سيستم هاي مكاتبات اداري، متن مکاتبه به همراه کلیه پیوستها و اطلاعات ثبتی آن در قالب يك فايل با فرمت XML قرار گرفته و از طریق بستر پیام دولت یا پست الکترونیک Email)) ارسال می گردد.
در مقابل نيز سيستم مكاتبات اداري مقابل اين اطلاعات را شناسايي كرده و متناسب با قابليتهای موجود در نرمافزار خود، به صورت مکانیزه پردازشهای لازم را بر مكاتبه دريافت شده انجام دهد، آن را ثبت نموده و رسيد دريافت مكاتبه در قالب یک فایل اطلاعاتی با ساختار مشخص ودر قالب XML بازمي گرداند. ECE كه با در نظر گرفتن استانداردهاي موجود مهندسي نرم افزار ايجاد شده است، در عين استقلال از سيستم هاي مكاتبات اداري و بستر تبادل، امكانات و توانايي هايي چون استفاده در محيطهاي پياده سازي مختلف با فن آوري هاي غير همگون و بهينه شدن با كمترين نياز به تغييرات را داراست.
پروتكل در دو الگو با قالبهاي " ارسال" و "رسيد" مشخص شده است و هر يك از الگوها شامل دو بخش "اجزا" و "تعاريف" هستند. بخش اجزا، كليه عناصرموجود در پروتكل را با در نظر گرفتن صفاتي كه براي آنها مشخص شده است معرفي مي نمايد . اين عناصر به تفكيك اطلاعات كلي، اطلاعات نامه، متون و پيوستها تعريف شده اند و در بخش دوم، متغير ها و قالبهاي از پيش تعريف شده اي براي عناصر مشخص گرديده اند.
زیر گروه همگن اتوماسیون اداری در تهیه این پروتکل تلاش کرده است تا در عین مشخص نمودن ساختارها و قالبهای اطلاعاتی لازم در یک مکاتبه، از طریق این پروتکل هیچ گونه محدودیتی را به تولید کنندگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا به سیستم های مكاتبات اداري تحميل ننماید. به عبارت دیگر، این پروتکل قالب مکاتبه را در فضای بین دو سیستم مكاتباتي مشخص می نماید و چنان از بستر تبادل و بستر پیاده سازی نرم افزارها مستقل است كه هم اکنون استفاده از آن در میان چندین سازمان و ارگان بزرگ کشوری با سيستم هاي مكاتبات مختلف به صورت عملیاتی به مرحله اجرا در آمده است
استفاده از اين پروتكل مستلزم رعايت اصولي چون CodePage ، قالب برخي عناصر هم ساختار و استانداردهاي خاصي مي باشد كه در مستنداتي كه توسط اين زير گروه تهيه شده است تشريح گرديده است. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این پروتکل می توانید به سایت زير گروه همگن اتوماسيون اداري www.tem.ir مراجعه نمایید.
در ميان نظامهاي مكانيزه ، سيستم هاي مكاتبات اداري بخش قابل توجهي از سيستم هاي نرم افزاري موجود در بازار هستند كه به صورت فراگير در سازمانهاي دولتي و خصوصي، راه اندازي شده يا در شرف استقرار مي باشند. هر روز به تعداد كاربران اين سيستم ها اضافه شده و سازمانها به سرعت سيستم هاي سنتي و دستي خود را با سيستم هاي جديد و مكانيزه جايگزين مي كنند. بستر سخت افزاري و نرم افزاري مناسب، انتظار مكاتبات بدون كاغذ را براي ايجاد سهولت در كار كاربران و نيز سرعت بخشيدن به انجام امور اداري به وجود آورده است.
اگرچه ارسال تصویر مکاتبه توسط دورنگار در سيستم هاي مكاتباتي کاملا پذیرفته شده است ولي كاستي هايي چون عدم امكان پيوستهاي غير تصويري يا تكرار شدن عمل ثبت اطلاعات توسط كاربران در مقصد را دارد.
