بهترین مدل «دورکاری»
خواسته حداقلی کارکنان در عصر کرونای جهش‌یافته برای «دورکاری ترکیبی»، در برخی شرکت‌ها با مقاومت مدیرانی روبه‌رو می‌شود که «راندمان کاری» را به «ساعت کار» تنزل می‌دهند. در برخی نیز «دورکاری برای همه» یا «دورکاری برای یک گروه» اعمال می‌شود. همه این سه روش، نادرست است.
بهترین الگو، «تقسیم هفته به روزهای کار حضوری و کار در خانه» معرفی شد.
محیط کار ترکیبی (Hybrid Workplace) واژه‌ای است که به‌ویژه پس از شیوع کرونا به یک ترند تبدیل شده است. پیش از کرونا، بسیاری از کارشناسان به مزایای دورکاری اشاره می‌کردند. اما پس از کرونا، دورکاری برای بسیاری از مردم جهان، از یک گزینه به یک ضرورت تبدیل شد. حالا یک سال و نیم پس از وقوع این بحران، بعضی‌ها معتقدند محیط کار آینده، یک محیط ترکیبی خواهد بود؛ محیطی که بعضی از کارکنان، دورکارند و بعضی حضوری، یا همه کارکنان، گاهی دورکاری خواهند کرد و گاهی در شرکت حضور خواهند داشت.
اما به عنوان کارمند یک سازمان، از کجا بفهمیم کدام ترکیب برای ما مناسب‌تر است؟ کدام روزها را دورکاری کنیم و کدام روزها به محل کار برویم؟ این چقدر به نوع وظایفمان بستگی دارد؟ آیا یک ترکیب برای همه جواب می‌دهد؟ یا مهم‌تر از آن، آیا یک ترکیب، «همیشه» برای یک نفر جواب می‌دهد؟
طی یک سال گذشته، بسیاری از ما ناچار به دورکاری شده‌ایم. بعضی از جنبه‌های کار از خانه را دوست داریم، مثل انعطاف‌پذیری و امکان تمرکز بیشتر. به علاوه، دیگر مجبور نیستیم رفت و آمد کنیم. اما حالا پس از یک سال و چند ماه از شیوع کرونا، بسیاری از شرکت‌ها از کارکنان دورکار خود می‌خواهند دوباره به سر کار برگردند. شاید شما هم جزو این افراد باشید. احتمالا بعضی از جنبه‌های کار حضوری را هم دوست دارید، مثل تعاملات اجتماعی، لذت همکاری و البته، در محل کار، چای همیشه حاضر است!
از ابتدای شیوع کرونا، بعضی از ما دنیای دورکاری را تجربه کرده‌ایم و بعضی دیگر، دنیای کار حضوری را. اما بعضی از شرکت‌ها دوست دارند «بهترین جنبه‌های هر دو دنیا» را به کارکنان خود ارائه دهند، یعنی به کارمندها اجازه دهند گاهی حضوری کار کنند و گاهی دورکاری کنند. اما تجربه بهترین جنبه‌های دو دنیا، تنها در حالتی ممکن است که بدانید چطور زمانی خانه و شرکت را ترکیب کنید که بازدهی و سلامت فردی‌تان به حداکثر برسد. این یعنی ببینید چه روزهایی را در خانه بگذرانید، چه روزهایی را در محل کار بگذرانید و مهم‌تر از آن، چطور رئیس را متقاعد کنید که با طرحتان موافقت کند.
گام اول: تفکیک شغل به وظایف مختلف
ابتدا باید شغلتان را به وظایف مختلف تفکیک کنید و سپس ببینید هر کدام از وظایف را کجا بهتر انجام می‌دهید. این به اندازه کافی، ساده به نظر می‌رسد: وظایفی که نیازمند تعامل و همکاری هستند، باید در محل کار انجام شوند و وظایفی که نیازمند تمرکز مضاعفند، بهتر است در خانه انجام شوند. و البته این راه، نه تنها ساده، که ثابت‌شده هم هست. در تحقیقات «سارا موریسون اسمیت» و «جیمی روز» که با هدف بررسی چالش‌ها و موانع تیم‌های مجازی انجام شده، به چند مطالعه اشاره می‌شود که نشان می‌دهند «کارهای وابسته» (کارهایی که انجامشان، متکی به همکاری، کمک، مهارت‌ها و دانش دیگران است)، وقتی از همکارانتان جدا هستید، به سختی انجام می‌شوند. اما تحقیقات دیگر نشان می‌دهد همکاری نزدیک میان افرادی که از هم دورند، روابط و مشارکت بین همکاران را تقویت می‌کند چون این نوع رابطه، آنها را ملزم می‌دارد که مهارت‌های ارتباطی و حمایت متقابل از یکدیگر را تقویت کنند.
البته فاکتورهای دیگری هم نقش دارند. مثلا ممکن است شما کار پیش‌نویس گزارش را در خانه بهتر انجام دهید اما برای نوشتن طرح اولیه، نیازمند تعامل با همکاران باشید. یا شاید شما از آن دسته افرادی هستید که تبادل نظر از طریق تلفن برایتان راحت‌تر است، چون وقتی در اتاقتان راه می‌روید و حرف می‌زنید، خلاقیتتان شکوفا می‌شود. شاید هم تعامل و همکاری از راه دور برای شما روش موثرتری باشد چون مهارت‌های «دوستدار فاصله» را بلدید که بعضی از آنها از این قرارند:
۱. در تعامل مجازی مهارت دارید. ۲. با تکنولوژی‌های ارتباط از راه دور کاملا آشنا هستید. ۳. می‌دانید چطور حجم وسیعی از اطلاعات را اولویت‌بندی کنید. ۴. توانایی ایجاد توازن میان کار در خانه و زندگی را دارید. ۵. بلدید رئیستان را به پذیرش طرحتان متقاعد کنید. ۶. به جای تمرکز بر ساعت ۹ صبح تا ۵ عصر، روی اهداف تمرکز می‌کنید و بر آن اساس، چگونگی و ساعت انجام کارهایتان را تعیین می‌کنید.
صرف نظر از اینکه کدام یک از فاکتورها بیشترین تاثیر را در شما دارد، باید مراقب باشید که زمان حساستان، هدر نرود. مثلا یک روز که بهتر بود در خانه بمانید، به سر کار بروید و وقتتان را هدر دهید، یا برعکس. برای تنظیم یک طرح کار ترکیبی که کمک می‌کند از روز کاری‌تان به بهترین نحو استفاده کنید، ابتدا کارتان را زیر نظر بگیرید و آنالیز کنید تا ببینید چه فاکتورهایی روی بازدهی شما تاثیر دارند. سپس، یافته‌های خود را با وظایف و مسوولیت‌های آینده‌تان تطبیق دهید و در پایان، شرح مختصری از طرحتان را برای رئیستان بازگو کنید تا موافقتش را جلب کنید.
ردیابی معیارهایی که مهمند
برای بررسی بازدهی‌تان در هر مکان، ابتدا باید تعیین کنید که چه چیزی را می‌خواهید اندازه بگیرید. ما معمولا تصور می‌کنیم «بازدهی یعنی ساعات کار». اما یک معیار موثرتر وجود دارد: «نتایج واقعی کارها». برای معیارهای کمّی، به دنبال خروجی‌هایی باشید که قابل اندازه‌گیری هستند (مثل تعداد کلمات تایپ شده، تعداد ایمیل‌های پاسخ داده شده، تعداد کارهایی که انجام شده و از لیست، خط خورده‌اند). همچنین دنبال داده‌هایی باشید که نشان دهند زمانتان چطور صرف شده (ما ردیاب‌های زمان اتوماتیک را توصیه می‌کنیم، مثل Timing app یا Manic Time) . برای معیارهای کیفی، میتوانید در پایان هر روز بنویسید که چه حس و حالی دارید و چقدر احساس دستاورد داشتن، دارید. به آن امتیاز دهید (از ۱ تا ۵). همچنین میتوانید با استفاده از ایمیل یا پیام‌های گروهی، از دیگران بازخورد بگیرید. هیچ‌کدام از این معیارها، کامل نیستند اما اگر همزمان استفاده شوند، تصویر موثری به شما ارائه می‌دهند.
یک کاغذ بزرگ بردارید و تمام معیارهایتان را روی آن بنویسید تا همه را یکجا ببینید. ساده‌ترین روش این است که تاریخ‌ها را به صورت یک لیست در ستون اول بنویسید و هر ستون را به هر یک از معیارها اختصاص دهید، مثل تعداد کلمات تایپ شده، حس و حال، دستاورد و کارهای انجام شده. میتوانید برای شروع از قالب آماده ما به نام Coda استفاده کنید. همچنین میتوانید میزان زمانی را که برای حواس‌پرتی‌ها هدر داده‌اید، ردیابی کنید (مثل خرید آنلاین، خواندن جوک‌های تصویری و بازی‌های کامپیوتری) و ببینید چقدر زمان صرف حضور در جلسات کرده‌اید و چقدر زمان را در اپلیکیشن‌هایی گذرانده‌اید که میزان پشتکار شما را نشان می‌دهند (مثل اپ واژه‌پرداز).
سپس، برای یک بازه زمانی محدود، نهایتا یک یا دو ماه، بازدهی روزانه خود را همراه با تک تک معیارهایتان، پیگیری کنید. میتوانید حتی قبل از بازگشت به محل کار، این فرآیند را شروع کنید: اگر حالا که در حال دورکاری هستید، معیارهای بازدهی خود را پیگیری کنید، وقتی به محل کار بازمی‌گردید، یک مبنا خواهید داشت که با کمک آن، به سرعت و سهولت میتوانید بازدهی خود در هر دو مکان را با هم قیاس کنید. طی دوران پیگیری، در کاغذ بزرگتان، مشخص کنید که کدام روزها در خانه بوده‌اید و کدام روزها، در محل کار. در غیر این صورت نمی‌توانید الگوی روزهای دورکاری و سایر روزها را از هم تفکیک کنید.
به دنبال الگوها باشید
وقتی زمان بررسی اعداد و ارقام رسید، نگاه دقیق و کلی به کاغذ بزرگتان، به شما نشان می‌دهد که کجای کار، نیاز به بررسی بیشتر و عمیق‌تری دارد. مثلا اگر بین میزان زمان پربازده یا حس و حالتان، از یک روز تا روز دیگر، تفاوت فاحشی وجود دارد، باید به دنبال عاملی باشید که فکر می‌کنید باعث ایجاد آن شده، مثل زمانی که در جلسات گذراندید یا ساعات خواب. برای آنالیز عمیق‌تر، یک جدول یا چارت ترسیم کنید و رابطه میان تفاوت‌ها در حس و حال یا خروجی‌ها در دو روز را با عواملی که فکر می‌کنید در ایجاد تفاوت‌ها نقش داشته باشند، از نزدیک بررسی کنید. مثلا روزهایی که تعداد جلسات کمتر بوده، کارهای بیشتری انجام داده‌اید، مگر اینکه جلسات، در ساعات بعد از ناهار بوده باشد که معمولا در آن ساعات، تمرکز ندارید و چه جلسه باشد و چه نباشد، کار خاصی انجام نمی‌دهید. شاید روزهایی که «ساعات تلف‌شده» بیشتری دارند، همان روزهایی هستند که بیشترین کارهای مکتوب را انجام می‌دهید؛ چون حواس‌پرتی‌های کوچک، زمان‌هایی هستند که بین نوشتن صفحات، اسناد و پاراگراف‌ها، تجدید قوا کنید.
به دنبال ناهمخوانی‌ها میان روزهای کار در خانه و روزهای کار در شرکت باشید. آیا وظیفه یا کار خاصی هست که در خانه یا شرکت، زودتر انجام می‌دهید؟ آیا جلسات حضوری همان تاثیر را بر حس و حال یا بازدهی‌تان دارند که جلسات مجازی دارند؟ آیا پربازده‌ترین ساعات کاری شما با زمان کار کردنتان مرتبط است؟
پاسخ شما به این سوالات، ممکن است به حجم کارها در خانه یا میزان حواس‌پرتی‌ها در محل کار بستگی داشته باشد.
وقتی می‌فهمید کدام وظایف را در خانه و کدام کارها را در شرکت، بهتر انجام می‌دهید، میتوانید درباره نحوه گذراندن روزهایتان، قضاوت بهتری داشته باشید. همچنین میتوانید دورنمای آینده را بهتر درک کنید. مسوولیت‌های فعلی‌تان را مرور کنید و ببینید چقدر از کارهایتان، بهتر است در خانه انجام شوند و چقدر در شرکت. به این ترتیب خواهید دانست که چند ساعت دورکاری برایتان لازم است و چند ساعت کار حضوری. البته شاید لازم باشد این فرآیند را هر چند وقت یک‌بار، دوباره تکرار کنید. شاید در این سه ماه، پروژه جدیدی داشته باشید؛ پس باید ترتیب کنفرانسی را بدهید که یک فرآیند تعاملی است و بهتر است در محل کار انجام شود. اما در سه ماه بعدی، باید گزارش سالانه شرکت را بنویسید که نیازمند تمرکز و بازنگری است و بهتر است در خانه انجام شود. پس بهتر است گاهی این فرآیند را به اقتضای شرایط، دوباره انجام دهید.
تهیه پرونده محکمه‌‌پسند برای رئیس
اینکه بدانید دوست دارید زمانتان را کجا بگذرانید خوب است، اما اگر رئیستان، از طرح کار ترکیبی‌تان حمایت نکند، هیچ فایده‌ای ندارد. خوشبختانه، داده‌هایی که درباره بازدهی خود جمع‌آوری کرده‌اید، به شما کمک می‌کنند تا گام اول را برای مطرح کردن موضوع با رئیس بردارید. یافته‌هایتان را در یک یادداشت، مختصر و مفید، بنویسید. این یادداشت باید مسوولیت‌های اصلی و فعلی‌تان را نشان دهد. مسوولیت‌ها باید به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم شوند و اشاره کنید که کدام موارد در خانه و کدام موارد در شرکت، بهتر انجام می‌شوند. نتیجه‌گیری‌های خود را با اطلاعات تکمیلی، اثبات کنید. مثلا اشاره کنید روزهایی که در خانه بودید، کلمات بیشتری تایپ کردید یا به ایمیل‌های بیشتری جواب دادید یا سخنرانی بهتری ارائه کردید.
بسته به اینکه مدیرتان چطور آدمی است، شاید بهتر باشد میزان زمانی را که هر بخش از کارتان نیاز دارد، تخمین بزنید. مثلا اگر یکی از کارهای پیش‌رویتان، تنظیم گزارش سالانه است، طرح کار ترکیبی‌تان می‌تواند شامل این موارد باشد:
گزارش سالانه (زمان مورد نیاز: ۶۸ ساعت)
کارهای شرکت (۲۴ ساعت)
مصاحبه با سهامداران (۱۲ ساعت)
تبادل نظر درباره پیام‌ها (یک ساعت)
طرح اولیه (۲ ساعت)
مرور و عیب‌یابی پیش‌نویس (۶ ساعت)
اطلاع‌رسانی به طراح (۳ ساعت)
وظایف دورکاری (۴۴ ساعت)
تحقیق درباره محتوا (۱۴ ساعت)
پیش‌نویس محتوا (۱۶ ساعت)
تحقیقات برای طراحی گزارش (۴ ساعت)
مرور و ویرایش گزارش نهایی (۱۰ ساعت).
در این تقسیم‌بندی، باید حدود یک‌سوم زمان شما در شرکت و دو سوم آن در خانه صرف شود. اگر سایر مسوولیت‌هایتان نیز، تقسیم بندی مشابهی دارند، میتوانید درخواست کنید که سه روز در هفته، دورکاری کنید و دو روز، حضوری. در آن دو روز میتوانید کارهای مربوط به مصاحبه با سهامداران و جلسات پروژه را انجام دهید.
اگر رئیستان کماکان نسبت به ارزش کار شما حین دورکاری شک داشت، از او بخواهید اجازه دهد که مثلا یک ماه آزمایشی، به این شکل کار کنید (چند روز در خانه و چند روز در شرکت). تا پایان ماه، موفقیت شما باید موافقت رئیستان را جلب کند. این اتفاقی است که برای مگی کراولی شیهان افتاد. او نخستین کارمند شرکت نرم‌افزاری Unbounce بود که مدت‌ها قبل از کرونا، اقدام به دورکاری کرد. وقتی همسرش در باهاما کار پیدا کرد، سرپرست مگی قبول کرد که او به صورت آزمایشی، دورکاری کند. نتایج دورکاری او آنقدر درخشان و موفقیت‌آمیز بود که وقتی بقیه کارکنان شرکت پس از کرونا، دورکار شدند، یکی از همکاران گفت: «بازدهی ما قطعا ۸۰ درصد بیشتر خواهد شد. می‌گویید نه؟ موفقیت مگی را ببینید.» با تامل درباره ترکیب کار در خانه و شرکت که بیشترین بازدهی را برایتان داشته باشد، میتوانید از خستگی و فرسایش خود در هر دو مکان جلوگیری کنید و به رئیستان نشان دهید که میتوانید مسوول تعیین شرایط کار و بازدهی خود در محیط کار پساکرونا باشید.
نویسندگان: Robert C. Pozen
Alexandra Samuel
مترجم: مریم مرادخانی
منبع: HBR (دنیای اقتصاد)