بیست و نهمین نشست علمی همکاران سیستم برگزار شد
بیست و نهمین سخنرانی مشترک همکاران سیستم و دانشگاه تهران باعنوان مبانی سیستم کنترل مدیریت، ششم تیرماه جاری در دانشکده مدیریت دانشگاه تهران برگزار شد. دکتر علینقی مشایخی موسس دانشکده مدیریت و اقتصاد دانشگاه صنعتی شریف و عضو هیات علمی این دانشکده به عنوان سخنران در این سمینار به تشریح مبانی سیستم کنترل مدیریتی پرداخت.
مشایخی در این سمینار ضمن پرداختن به فرآیند نظام کنترل مدیریتی، زیر ساخت‌ها و اجزای آن، نقش کنترل مدیریتی در نظام مدیریت شرکت‌ها را نیز مورد توجه قرار داد. وی با شمردن برنامه‌ریزی، سازماندهی، تامین نیروی انسانی، رهبری و کنترل به عنوان پنج وظیفه اصلی مدیران، مفهوم کنترل را در پایش عملکرد در مقایسه با هدف‌ها و برنامه‌ها عنوان کرد و گفت: تحلیل مغایرت‌های بین عملکرد و برنامه، طراحی اقدامات اصلاحی برای اصلاح امور و اجرای اقدامات اصلاحی برای بهبود عملکرد، همگی از اهداف کنترل شمرده می‌شود.
وی در خصوص طراحی اقدامات اصلاحی برای امور گفت: اصلاح برنامه، بهبود ساختار، تقویت مهارت‌های نیروی انسانی و بهبود روش‌های انگیزش از جمله اقدامات اصلاحی محسوب می‌شود. وی در این سخنرانی به ارتباط نظام کنترل مدیریت بر سایر ابعاد مدیریت و برنامه‌های سازمان و تاثیرات آن پرداخت و گفت : اگر نظام کنترل در کانون توجه گذاشته شود و تاثیر آن بر سازمان مورد نظر قرار گیرد می‌بینیم که ارتباط مهمی با اهداف و برنامه‌های سازمان دارد.
مشایخی نظام کنترل را برای ثمربخشی اهداف تعیین شده برای سازمان لازم دانست و گفت: پایش عملکرد از طریق نظام کنترل موجب رسیدن به اهداف تعیین شده در سازمان‌ها می‌شود. وی نظام کنترل را با هدف‌ها و برنامه‌های سازمان، سازماندهی و تبیین انتظارات، فرهنگ سازمانی، تربیت و انتخاب مدیران و نظام اطلاعاتی مرتبط و تاثیر گذار دانست.
وی در خصوص سازماندهی و تبیین انتظارات گفت: هنگامی که انتظارات یک سازمان از نیروهای سازمانی تعیین می‌شود، باید با نظام کنترل معقولی عملکردها مورد پایش و ارزیابی قرار گیرد و اگر این دو با یکدیگر منطبق نباشد، در اختیاراتی که تفویض شده خلل وارد می‌شود و طرح سازمانی بی‌خاصیت می‌گردد.
مشایخی در ادامه گفت: در چنین شرایطی مدیران برای اطمینان از درستی تصمیمات گرایش به کشیدن اختیارات به سمت خود پیدا می‌کنند و تفویض اختیارات نقض شده و سازمان دچار لختی می‌شود.
وی تصریح کرد: در کشور ما یکی از مشکل‌هایی که در سازمان‌ها دیده می‌شود، موضوع تمرکز زیاد در اداره امور است. یعنی مدیران در راس قرار گرفته اختیارات را در دست خود نگه داشته‌اند که این خود باعث ایجاد تنگنای توسعه برای سازمان می‌شود.
وی فرهنگ سازمانی را شامل ویژگی‌های خاصی از جمله مسئولیت‌پذیری، جسارت و قدرت ریسک‌پذیری دانست و گغت : اگر نظام کنترل در سازمان‌ها نباشد، نگرانی‌های مدیر بالاتر، جسارت را از کارکنان سلب می‌کند.
مشایخی در خصوص تربیت و انتخاب مدیران با استفاده از نظام کنترل مدیریتی گفت: در چنین نظامی مدیران بر اساس توانمندی شناسایی شده و بالا می‌آیند و نکته دیگر این است که می‌توان تفویض اختیار کرد و با پایش عملکرد مدیران را ارزیابی نمود و مدیر توانمند را بالا آورد تا آماده نقش مدیریت ارشد شوند. وی تربیت نشدن مدیران و نداشتن ملاک برای ارزیابی آن‌ها را از مشکلات نبودن نظام کنترل در سازمان‌ها عنوان کرد
وی با اشاره به اینکه نظام اطلاعات در ایران با مدیریت پیوند ندارد و تنها گذاشته‌شده است گفت: جریان‌های اطلاعاتی در سازمان اهمیت فراوانی دارند و باید بتوانند فرآیندهای مدیریتی را حمایت کنند و نظام کنترل تعیین می‌کند که چه اطلاعاتی باید در سازمان به واحدها داده شود و چه اطلاعاتی از آن‌ها گرفته شود.
وی در ادامه سخنرانی خود سیستم کنترل را شامل چهار جزء معرفی کرد و گفت: هر سیستم کنترل وسیله اندازه‌گیری برای آنچه که اتفاق می‌افتد، وسیله ای برای ارزیابی، وسیله‌ای برای تغییر دادن رفتار و وسیله‌ای برای انتقال اطلاعات است.
وی با تاکید بر اینکه ورود انسان به سیستم‌ها، کنترل را پیچیده‌تر می‌کنند گفت: کنترل در سازمان‌ها نیز شامل اجزایی از جمله اندازه‌گیری عملکرد، مقایسه عملکرد، طراحی اقدامات اصلاحی و شبکه اطلاعات است.
مشایخی یکی از عوامل پیچیدگی کنترل در سازمان ها را هماهنگی بین سمت‌های مهم در ضمن کنترل دانست و افزود: در کنترل سازمان، افراد و انگیزه‌های مختلف آن‌ها موثر و فعال است که از دیگر عوامل مشکل ساختن کنترل می‌شود، اما کنترل برای مدیریت در همه سازمان‌ها با همه ابعاد ضروری است.
مشایخی تصریح کرد : در سازمان‌های بزرگ با ایجاد رده‌های سازمانی مشکل نظارت حل می‌شود، ولی مساله هماهنگی و کنترل باز هم پا بر جا می‌ماند. وی کنترل در سازمان‌ها را به دو نوع کنترل مدیریتی و کنترل عملیاتی تقسیم کرد و گفت: هدف از کنترل مدیریتی کنترل کل موسسه و واحدهای مختلف آن است و در صدد دادن این اطمینان به مدیریت است که موسسه، برنامه‌ها و استراتژی‌های خود را به طور کارآمد و موثر دنبال می‌کند.
مشایخی افزود: هدف از کنترل عملیاتی نیز حصول اطمینان از آن است که عملیات خاصی به طور کارآمد و موثر انجام می‌شود و این کنترل روی عملیات خاصی انجام می‌گیرد. وی سیستم کنترل مدیریتی را سیستم جامعی برشمرد و گفت: این سیستم نتیجه تمام جنبه‌های عملیات مدیریت را شامل می شود و آن را کنترل می‌کند.
وی در ادامه گفت: سیستم کنترل مدیریت معمولاً حول یک ساختار مالی بنا می‌شود و منظم و متواتر است.
وی گفت: سیستم کنترل مدیریت باید یک سیستم هماهنگ باشد و زیر سیستم‌های مختلف باید با یکدیگر سازگار و هماهنگ باشد. او نظام کنترل مدیریتی را شامل فرآیند، ساختار و زیرساخت دانست و گفت: در بحث زیرساخت‌ها باید ساختار سازمانی شامل مسئولیت‌ها و اختیارات مشخص و معلوم باشند و سیستم انگیزش در سازمان به همراه سیستم اطلاعات، باید کنترل‌های غیررسمی و فرهنگ سازمانی مورد توجه قرار گیرند و همگی با نظام کنترل هماهنگ باشند.
وی اجزای ساختار کنترل مدیریتی را مراکز مسئولیت دانست و گفت: در بافت سازمانی واحدهای سازمانی که می‌خواهند کنترل مدیریتی شوند باید مشخص شوند که چه نوع مرکز مسئولیتی هستند. وی مراکز مسئولیت را شامل مراکز هزینه، مراکز درآمد، مرکز سوددهی و مراکز سرمایه‌گذاری معرفی کرد. وی در کنترل مدیریتی مشخص بودن متغییرهای کلیدی (KPI) را در ساختار لازم دانست و گفت: معمولاً برای هر واحدی 4 تا 5 متغییر کلیدی تعیین می‌شود تا حرکتی متوازن صورت گیرد.
وی در پایان چرخه فرآیند کنترل را شامل تعیین استراتژی و جهت حرکت سازمان، بودجه‌ریزی و اجرا، گزارش‌گیری و تحلیل عملکردها عنوان کرد و گفت: نظام کنترل موفقیت کوتاه‌مدت و بلندمدت را برای سازمان به همراه دارد.
در پایان این سخنرانی که با حضور مدیران شرکت‌ها و کارشناسان و شهریار رحیمی ـ مدیر عامل گروه شرکت‌های همکاران سیستم ـ برگزار شد، دکتر مشایخی به سوالات حاضران نیز در خصوص نظام کنترل پاسخ گفت.
- ۸۶/۰۴/۱۸