جزییات عملکرد سامانه تصمیم
سامانه تصمیم، سامانه‌ای تعاملی بین هیات دولت و دستگاه‌های اجرایی و مبتنی بر گردش کار و فرایند است که اطلاعات را بهنگام، برای تصمیم‌گیری‌های کلان فراهم می‌کند.
به گزارش پایگاه اطلاع رساانی دفتر هیئت دولت، سامانه تصمیم هیات وزیران که از مهرماه امسال برای ارسال الکترونیکی پیشنهادها و بهبود فرایند رسیدگی به تصمیمات هیات دولت راه اندازی شد، ابزاری نو برای تحقق دولت الکترونیک در نظام اداری کشور است.
سامانه تصمیم با نظر معاون اول رییس جمهوری و دبیر دولت جایگزین «سامانه پیام» شده است و به زودی همه مکاتبه‌های دفتر هیات دولت با وزارتخانه‌ها و سایر دستگاه‌ها صرفا از طریق این سامانه انجام می شود.
در عصر کنونی فرایند تصمیم‌گیری با پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های فراوانی همراه است، آنچنان که اخذ تصمیم بدون استفاده از فناوری‌های روز و تحلیل و بررسی اطلاعات، اهداف را به صورت مطلوب محقق نمی‌کند.
این سامانه با ایجاد بستر مدیریت دانش، پشتوانه‌ای کارا در جهت ارتقاء سطح کیفی تحلیل مسائل در مجموعه کمیسیون‌های هیات دولت محسوب می‌شود.
**افزایش سرعت و دقت گردش کار از مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه تصمیم است
افزایش سرعت و دقت گردش کار در فرایندهای اجرایی، ایجاد شفافیت در کلیه مراحل رسیدگی به پیشنهادها، افزایش کیفیت تصمیمات هیات دولت، سرعت بخشی به روند تصویب پیشنهادهای دستگاه‌ها و استفاده بهینه از منابع سازمان از مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه تصمیم است.
در این سامانه، هر سازمان دارای یک کارتابل الکترونیک اختصاصی برای تمامی اسناد وارده و صادره است. همچنین پرونده پیشنهادها و مصوبات به صورت برخط در شبکه امن دولت در دسترس دستگاه‌ها قرار دارد. به عبارت دیگر نسخه‌های کاغذی و اسکن اسناد از چرخه کاری رسیدگی به پیشنهادها حذف خواهند شد و متن‌های قابل پردازش در اختیار کارشناسان و پژوهشگران قرار می‌گیرد.
در سامانه تصمیم، دستگاه‌ها پیشنهادهای خود را به صورت الکترونیکی در چارچوب تعریف شده برای معاون اول رییس جمهوری ارسال می‌کنند. این درخواست‌ها باید شامل متن درخواست پیشنهادی، بیان مساله، اقدامات پیشنهادی، نتایج و آثار مورد انتظار، پیشینه و زمینه سیاستی و توجیه حقوقی پیشنهاد باشد.
همچنین سامانه تصمیم این امکان را برای دستگاه‌ها فراهم می‌کند تا انواع فایل‌های چند رسانه‌ای و اسناد مرتبط با پیشنهاد را به صورت ضمائم برای تصمیم‌گیران ارسال کنند.
تا پیش از راه‌اندازی این سامانه، دستگاه‌ها تنها به ارسال متن پیشنهادی از طریق سامانه پیام در قالب مکاتبه اکتفا و برای تعداد انگشت شماری از آنها گزارش توجیهی تدوین می‌کردند، در نتیجه تصمیم‌گیران مجبور بودند با شرکت در جلسات متعدد اولیه، در جریان ماهیت و موضوع درخواست آن دستگاه قرار گیرند.
عدم تهیه گزارش دقیق و کارشناسی شده برای هر پیشنهاد، کار کارشناسی و فرایند بررسی هر پیشنهاد را پیش از تصویب در جلسه هیات وزیران طولانی می‌کرد.
اما در رویه جدید، دستگاه‌های متقاضی طرح پیشنهادی در دولت باید مساله اصلی پیشنهاد و سایر مستندات خود را با جزییات کامل و دقیق در سامانه، برای ارزیابی و بررسی اولیه کارشناسان کمیسیون‌ها و تصمیم‌گیران به منظور تسریع در روند رسیدگی به درخواست بارگذاری کنند.
در راستای ارتقاء سطح کیفی تصمیمات، این سامانه امکان رصد مداوم فرایند رسیدگی به پیشنهادها و آخرین تغییرات در وضعیت محتوای پرونده از لحظه ارسال به معاون اول رییس جمهوری تا برگزاری جلسات در کمیسیون‌های تخصصی، فرعی و اصلی دولت را برای کاربران سامانه فراهم می‌آورد.
همچنین دعوت‌نامه جلسات با جزییات کامل به همراه گزارش‌ها و پیوست‌های پیشنهادها از طریق همین سامانه ارسال می‌شود و دستگاه‌ها می‌توانند در هر مرحله اقدامات و نتایج استعلام‌های انجام شده در پرونده پیشنهادهای خود را مشاهده کنند.
از سوی دیگر این سامانه دارای قابلیت اجرای گزارش‌های مدیریتی متعددی است که مدیران عالی را از وضعیت رسیدگی به پیشنهادها آگاه می‌سازد. به دلیل ثبت فعالیت‌ها و گردش کارهای انجام شده، هر حوزه کاری باید پاسخگوی اقدام‌های خود در روند رسیدگی به پیشنهادات باشد.
در مراحل بعدی، امکان پیگیری هر مصوبه از طریق این سامانه تعاملی فراهم می شود تا با بررسی و ارزیابی چگونگی اجرای هر تصویب‌نامه، کیفیت نظام تصمیم‌گیری قوه مجریه ارتقا یابد.
به عبارت دیگر برخلاف رویه گذشته، دستگاه‌های اجرایی باید اقدامات صورت گرفته برای هر مصوبه را به دولت گزارش کنند تا هیات وزیران بتواند از طریق این بازخوردها در جریان مراحل اجرای تصویب‌نامه‌ها قرار گیرد و در صورت نیاز تصمیمات جدیدی اتخاذ نماید.
دفتر دولت دارای حجم قابل توجه و ارزشمندی از اسناد، مدارک و مکاتبات الکترونیکی است. با تحلیل هوشمندانه بر روی این داده‌های عظیم، می‌توان در مسیری قرار گرفت که سیاست‌گذاری‌ها و برنامه‌ریزی‌های کشور واقع‌بینانه‌تر و بادقت بالایی صورت پذیرد.
در این راستا دفتر دولت با طراحی و ایجاد یک پردازشگر هوشمند متون و جستجوگر با نام «متین» با بکارگیری هوش مصنوعی و داده کاوی امکان بازیابی هدفمند سوابق را در جهت ارتقاء کیفیت تصمیم سازی برای کمیسیون‌های دولت فراهم کرده است.