ITanalyze

با تلاش‌های در دست اقدام، ساماندهی الکترونیکی اطلاعات اداری و کارگزینی در حوزه وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات در دست اقدام بوده و تا پایان سال جاری به بهره‌برداری خواهد رسید.

به گزارش ایسنا، مهدیقلی - مدیر کل امور اداری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات - با بیان این مطلب اظهار کرد: این اقدام در راستای ایجاد دولت الکترونیکی و ایجاد ارتباطات سیستمی میان واحدهای ستادی و استانی اجرایی می‌شود.

وی افزود: ایجاد داشبورد الکترونیکی به منظور آگاهی مسوولان وزارت از آخرین وضعیت موجود در این حوزه و حذف مکاتبات فیزیکی بین واحدها، از دیگر اهداف اجرای این پروژه محسوب می‌شود.

او خاطرنشان کرد: درصورت ساماندهی اطلاعات موجود در این حوزه، بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه‌ریزی مرتفع و از اتلاف وقت، انرژی و بودجه نیز جلوگیری به عمل خواهد آمد.

مدیر کل امور اداری با اشاره به اهمیت دسته‌بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان‌ها تصریح کرد: بدون شک مهم‌ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدهای احتمالی در تمامی عرصه‌ها، وجود اطلاعات به‌روز و صحیح است.

وی ادامه داد: ساماندهی اسناد و پرونده‌ها موجب می‌شود اطلاعات صحیح، به‌روز، دسته‌بندی شده و به صورت مناسب برای انجام فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها در اختیار مدیران قرار بگیرد و بسیاری از هزینه‌های غیر ضروری حذف شود.

مهدیقلی نگه‌داری از مستندات کاغذی را یکی از مشکلات موجود در سازمان‌ها برشمرد و گفت: یکی از اهداف اجرای این پروژه، الکترونیکی کردن اسناد در سطح وزارتخانه با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی است.

وی تأکید کرد: در همین راستا، ساماندهی فیزیکی الکترونیکی در دست اجراست که به واسطه آن، تفکیک، دسته‌بندی و طبقه‌بندی اسناد انجام و به منظور دسترسی آسان کدگذاری خواهند شد.

او با بیان این که این پروژه با بهره‌گیری از پتانسیل موجود در اداره کل امور اداری و در کنار انجام سایر امور محوله اجرایی می‌شود، افزود: به منظور نظارت بر اجرای صحیح ساماندهی در حوزه فیزیکی، اوراق جداسازی شده از پرونده‌ها بازبینی مجدد خواهد شد.

مدیر کل امور اداری با اشاره به تلاش‌های در دست اقدام برای تهیه نرم‌افزار مناسب به منظور ساماندهی الکترونیکی اسناد، خاطرنشان کرد: امیدواریم با تلاش‌های در دست اجرا، ساماندهی الکترونیکی اسناد تا پایان سال جاری اجرایی و مورد بهره‌برداری قرار بگیرد.