فرآیند تدوین طرحهای جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات
تکفا - مهدی فهیمی - برای ادامة زندگی عادی مردمان در جهان امروز، هر کشوری نیاز به گسترش اطلاعات و ارتباطات خود دارد و این گسترش، به طرحی جامع نیاز دارد تا الگو و معیاری برای کاربرانش باشد. اما کوچکترین اشتباه و کاستی در هنگام طراحی این طرح، مشکلات، برخوردها و چندگانگیهای پرشماری را درپی میآورد. بنابراین باید طراحی و تدوین آن با نکتهسنجی دقت و پیشبینی بسیار انجام گیرد.
در این نوشتار کوشش شده است تا فرایند تدوین طرح جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات بهروش علمی و گامبهگام معرفی شود.
چکیده
طرح جامع فناوری اطلاعات (ICT)، طرحی پویا است که منابع فناوری اطلاعات یک سازمان ـ مانند: زیرساختها، منابع و سیستمهای اطلاعاتی، منابع انسانی، مالی ـ را در راستای حمایت و پیشبرد اهداف بلند مدت، ماموریتها و اهداف کوتاه مدت آن سازمان، بسیج میکند. طرحهای جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار پرهزینه، زمانبر و تحولزا هستند> بنابراین باید با مطالعة دقیق و بر پایة شرایط و ظرفیتهای موجود در یک سازمان تدوین و اجرا شوند.
از سال 1993 میلادی طرح ملی ICT کشورهای صنعتی شکل گرفته و از سالهای 1996 به بعد طرح جامع ICT سازمانها پای به عرصه گذاشته است. این طرحها در اصل، سیاستگذاریهای کلی سازمان در زمینة فناوری اطلاعات و ارتباطات را سمت و سو میبخشند و در راستای خدمت به اهداف کلی سازمان قرار میگیرند.
در این مقاله، ضمن تعریف طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات و بیان گسترة طرح، به مسایلی مانند فرآیند تدوین و اجرای طرح، دستآوردهای طرح جامع در یک سازمان، متدولوژی تدوین طرح، نظام ارزیابی عملکرد و مقررات و راهنماهای مورد نیاز برای تدوین و اجرای طرح جامع، پرداخته میشود.
پیشگفتار
با گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات و ورود آن به محیطهای کاری، جهان شاهد ارتباط تنگاتنگ کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها و بهبود عملکردها و نیز دستیابی بهتر و سریعتر به اهداف سازمانی بوده است.
اولین نشانههای این پدیده در اتوماسیون اداری و کاهش مکاتبات در ادارات دولتی طی دهه گذشته، و تداوم و تکامل آن در قالب "دولت الکترونیکی" و کاربرد فناوری اطلاعات در همه سطوح و لایههای سازمانی و کلیه فعالیتها، دیده میشود.
امروزه فناوری اطلاعات نقش مهمی در کیفیت و مدت زمان انجام اهداف کوتاه و بلند مدت سازمانی دارد. از سوی دیگر، سرعت نوآوری فناوریها پدیدهای است که باید با آن هماهنگ شویم. اکنون توان رقابت، راز بقای سازمانی و بقای سازمانی و دستیابی به اهداف و ماموریتهای آن در گرو سیاستگذاریهای فناوری اطلاعات و اجرای آن سیاستها در قالب یک برنامهریزی جامع و هوشمند است.
یک طرح جامع فناوری اطلاعات، سیاستگذاریهای فناوری اطلاعات در سازمان را در راستای خدمت به اهداف کلان سازمان قرار داده، سرمایهگذاریهای انجام شده در این بخش را به بهبود عملکرد کلی سازمان راهبری میکند.
به عبارت دیگر، این طرح نقطة آغاز فعالیتهای یک سازمان به شمار میرود و باید بتواند بهعنوان یک راهنمای مدیریتی مدون و جامع، به شناخت نواقص، همپوشانیها، مغایرتها، اولویتها و فرصتهایی که ICT برای سازمان ایجاد خواهد کرد، بپردازد. این طرح حاوی اطلاعات مهمی مانند: اهداف استراتژیک و ماموریتهای سازمان، اهداف استراتژیک سازمان برای ایجاد یک محیط کار الکترونیکی، استراتژیهای مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان، فرضیات و محدودیتهای برنامهریزی، فرآیندهای تصمیمسازی و اولویتها و طرح عملیاتی برای انجام پروژههای فناوری اطلاعات کنونی و آینده سازمان، میشود.
بنابراین، میتوان گفت که یک طرح جامع باید شامل اجزایی مانند: شناسایی اهداف بلند مدت و کوتاه مدت فناوری اطلاعات، ارزیابی شرایط جاری، شناسایی مسایل استراتژیک، فرموله کردن استراتژیها و ارایه طرح عملیاتی باشد.
گسترة طرح
طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات، به حوزههای مدیریت اطلاعات، فناوری اطلاعات، مدیریت منابع اطلاعاتی، سیستمهای اطلاعاتی و خدمات ICT در زیرمجموعههای یک سازمان، میپردازد. همچنین طرح، ظرفیت ایجاد ارتباط میان زیرمجموعههای سازمان مربوطه و سازمانهای بیرون از مجموعه ـ مانند سازمان مدیریت و برنامهریزی، شورای عالی اطلاعرسانی (مجری طرح ملی تکفا)، و سایر سازمانهایی که در راستای ماموریتهای سازمان مربوطه قرار دارند ـ را فراهم میکند.
اصول حاکم بر طرح
اصول حاکم بر یک طرح جامع، اغلب برگرفته از رویکردهای قانونی، سیاسی و اسناد و گزارشهای دولتی خواهد بود. این اصول که برخی از سازمانها از آن به عنوان ارزشهای یک طرح نام میبرند، در طول مراحل طراحی، راهنمای طراحان و برنامهریزان خواهد بود.
بیشتر، اصول حاکم بر طرحهای جامع را میتوان به مباحث مرتبط با طرحریزی مراحل اجرایی و سنجش عملکرد تقسیم کرد. گفتنی است که این اصول توسط واحد ICT سازمان گردآوری و تدوین میگردد که در این بخش به چند نمونه اشاره میشود:
1ـ بهبود فرآیندهای کاری از طریق مهندسی دوباره فعالیتها
2ـ اطمینان از وجود اطلاعات ایمن و قابل دسترسی برای کاربران مجاز
3ـ بهبود وضعیت پاسخگویی در برابر هزینهها و ارزیابی عملکرد
4ـ یکپارچهسازی و بهرهگیری موثر از تواناییهای سازمان بهگونهای که مهارتهای کلیدی، دانش فنی موجود و قابلیتهای کارکنان خلاق، برای پشتیبانی از ماموریتهای سازمانی، بسیج گردند.
5ـ گسترش آموزش، مشارکت و تفویض اختیار تا سیستمهای خودارزیابی بتوانند سیاستها و نظریههای مدیریتی را در سطوح عملیاتی، به کارکنان منتقل کنند. این روش، بسیار موثرتر از روشهای پاسخگویی سنتی ـ مانند: نظارت، بازرسی و گزارشگیری ـ خواهد بود.
6ـ ایجاد تسهیلات لازم برای رشد سازمانی و مشارکت معلولان و جانبازان
فرآیند تدوین طرح
طرح جامع یک سازمان باید بتواند مسوولان واحد ICT آن سازمان و سازمانهای تابعه را در تدوین و اجرای طرح ICT خود، راهبری کند. در فرآیند تدوین طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات، محورهای مهم عبارتند از:
الف) پیشنیازهای تدوین طرح جامع
برای تدوین یک طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان، پیشنیازهای زیر ضروری است:
1-تعریف ماموریت کلی سازمان
ماموریت یک سازمان، راه و روش کلی سازمان را برای دستیابی به اهداف کلان خود بازگو میکند. از آنجا که طرح جامع ICT یک سازمان، اهداف و عملکرد ICT آن سازمان را در راستای ماموریت سازمانی راهبری میکند، تبیین ماموریت در مرحلة طراحی طرح جامع ICT کاری ضروری و پر اهمیت است.
2-تعیین استراتژی کلان و عملکردی سازمان
استراتژی کلان یک سازمان، دستورالعمل راهبردی برای رسیدن به اهداف کلان سازمان است و بنابراین، اهداف کلان ICT سازمان را نیز در راستای اهداف سازمان قرار میدهد.
اما استراتژیهای عملکردی (Functional)، دستورالعمل راهبردی برای اهداف هر یک از حوزههای عملکردی در سازمان ـ مانند: حوزة اداری، مالی، برنامهریزی و منابع انسانی ـ است. در نتیجه استراتژی عملکردی سازمان روند اهداف ICT را در حوزههای اشاره شده، راهبری میکند.
3-ارزیابی وضعیت موجود ICT در سازمان
این ارزیابی با تعیین سطح کنونی عملکرد ICT در حوزههای گوناگون سازمان، ارزیابی کمبودها و بررسی فرصتها و چالشها در این زمینه، روش هدفگذاری کلان در حوزة ICT را روشن میکند.
4-قوانین، مقررات و دستورالعملهای لازم
تدوین یک طرح جامع، پیش از هر چیز نیازمند آن است تا از قوانین، مقررات، راهنماها، سیاستگذاریها، متدولوژیها و نظامهای گوناگون ـ که از سوی دولت تدوین و منتشر شدهاست ـ بهرهبرداری کند. شمار این مستندات و ارتباطات سازمانی آنها، به ساختار حکومتی هر کشور بستگی دارد، و از آنجا که بسیاری از این اسناد (دستکم در حوزة ICT) در کشور ما تدوین و منتشر نشدهاند، برای آشنایی بیشتر، چند نمونه از آنها را میآوریم:
* طرح جامع دولت برای توسعة کاربردهای ICT در کشور (طرح تکفا)
* طرح جامع دولت برای توسعة زیرساختهای اطلاعات و ارتباطات
* طرح جامع دولت برای توسعة دولت الکترونیکی (کاهش جابهجایی کاغذ)
* دستورالعملهای لازم برای توسعة یکپارچه معماری اطلاعات
* دستورالعملها و مقررات لازم در زمینة امنیت اطلاعات
* دستورالعملهای لازم برای تدوین نظام ارزیابی عملکرد
* متدولوژیهای طراحی و اجرای طرحهای ICT
ب) مراحل تدوین طرح جامع
تدوین طرح جامع ICT، فرآیندی طولانی و چند مرحلهای است :
مرحلة 1 ـ تعریف اهداف کلان و استراتژیهای ICT سازمان
پس از تبیین ماموریت و استراتژیهای سازمان در سطوح کلان و در حوزههای عملکردی، اهداف ICT سازمان تعیین میشود. بدین منظور نخست حوزههای مهم و مطرح در زمینة عملکرد ICT در سازمان مربوطه مشخص گردیده، سپس اهداف کلان، اهداف خرد و استراتژیهای ICT در هر حوزه تعریف میشود. از حوزههای مهم مورد نظر میتوان موارد زیر را برشمرد:
* مدیریت منابع اطلاعاتی
* معماری اطلاعات
* امنیت اطلاعات
* زیرساختهای اطلاعاتی
* سختافزار، نرمافزار و شبکه
مرحلة 2 ـ فرموله کردن استراتژیها و تعریف فعالیتهای لازم
در این مرحله استراتژیهای ICT سازمان در حوزههای گوناگون که نشانگر عملکرد ICT در حوزة مربوطه است، بر پایة دستورالعملهای از پیش تعریف شده، به اقدامات و فعالیتهای قابل اجرا تبدیل میشوند.
مرحلة 3 ـ تعریف برنامهها و پروژههای مرتبط
کارها و فعالیتهایی که در مرحلة پیشین تعریف شدهاند، اکنون باید تبدیل به برنامه (طرح) و سپس پروژه شوند تا بهطور کامل عملیاتی گردند.
مرحلة 4- تهیة طرح اجرایی
یک طرح اجرایی، طرحی است که دستورالعملهای لازم برای برنامهریزی و اجرای فعالیتهای تعریف شده در قالب برنامهها و پروژهها را در بر داشته باشد.
مرحلة 5 ـ تدوین و ابلاغ رویههای اجرایی، استانداردها و نظام ارزیابی عملکرد به واحدهای تابعه
دستآوردهای اجرای طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان
طراحی و اجرای طرحهای جامع ICT ، به دلیل پیچیدگی و جامعیت آن، چالش بزرگی برای یک سازمان بهشمار میرود. همچنین، زمانبندی تدوین این طرحها، مشروط به آماده بودن دو شرط بنیادین ـ یعنی وجود مستندات و زیرساختهای اطلاعاتی و قانونی و دفتر ICT در سازمان و واحدهای تابعه ـ معمولاً به یک سال فعالیت پیگیر نیاز دارد.
در این بخش به دستآوردهای یک طرح جامع، پس از یک سال تلاش و برنامهریزی، اشاره خواهد شد. از جمله دستآوردهای طرح میتوان موارد زیر را برشمرد:
1ـ ایجاد دفتر فناوری اطلاعات در سازمان
2- تدوین طرح جامع ICT، به منزلة قانون اساسی سرمایهگذاریهای IT در مجموعه
3- تدوین دستورالعملها و مقررات اجرایی طرح برای ابلاغ به کلیة واحدها؛
4- تدوین راهنماهای مورد نیاز و هدایتکنندة طرح جامع، بهعنوان دستمایة مجریان طرح و پروژههای IT
متدولوژی تدوین
روشهای گوناگونی برای طرحریزی طرحهای جامع ICT ارایه شده است که همه آنها رویکرد واحدی را دنبال میکنند. متدولوژیهای ارایه شدة رایج، از 7 تا 9 گام را برای طرحریزی جامع فناوری اطلاعات معرفی میکنند:
1ـ طرحریزی پروژه
در این گام، تعریف و برنامهریزی پروژه ـ حاوی کلیة مراحل طراحی و برنامهریزی منابع مادی و انسانی ـ صورت گرفته و در طول مراحل کار بهعنوان مرجع اصلاحات و تغییرات در برنامه، استفاده میشود.
2ـ تدوین و توسعة چشمانداز عملکرد سازمان و فناوریهای ICT
این گام برای یکپارچهسازی و همسو کردن استراتژیهای ICT و عملکرد سازمان انجام میگیرد.
3ـ ارزیابی شرایط و محیط موجود
برای دستیابی به یک برنامهریزی موثر و کارآمد، باید از شرایط موجود و نقطة آغاز فعالیتها بهخوبی آگاهی داشت. در این گام، فرآیندهای کنونی عملکرد سازمان و فرصتهای احتمالی ICT برای دستیابی به سیاستها و رویههای نوین ارزیابی میشوند.
4ـ شناخت و معرفی نیازهای راهبردی
این گام به تدوین یک چارچوب مفهومی راهبردی از نیازهای آینده یک سازمان ـ مانند زیرساختهای ICT و ترکیب سیستمهای مورد نیاز آینده ـ میپردازد.
5ـ طراحی معماری ICT مورد نظر
معماری مورد نظر در واقع ارایة طرحی جامع از سیستمهای ICT است که بهعنوان راه حلی برای رفع نیازهای سازمان معرفی شده و باید در پایان چارچوب سازمانی طرح جامع ICT پیادهسازی شده باشند.
با بهرهگیری از این فرآیند، یک راهنمای مناسب برای یکپارچهسازی اجزا و راهحلهای ارایه شده تدوین خواهد شد.
6ـ تعیین فرصتها و خدمات ICT
در این گام، یک برنامهریزی کلی از خدمات ICT سازمان و فرآیندهای مورد نیاز برای پشتیبانی از فعالیتهای مورد نظر از ICT و استراتژیهای کلی برای تامین منابع و تکمیل و گسترش فعالیتها و قابلیتهای مورد نیاز صورت میپذیرد.
7ـ تدوین و توسعة راهبردهای تغییر و بازنگری در فرآیندهای سازمانی
این گام که از دیدگاه مدیریت دارای مشکلات فرهنگی پرشماری خواهد بود، راهبردها و برنامههایی که بهکمک آنها بتوان کارکنان را برای پذیرش تغییرات سازمانی، رویهها و فرآیندهای کاری نوین، آماده کرد را در بر دارد.
8ـ تدوین و طراحی برنامهریزی تحویل پروژههای مرتبط با IT
این گام از متدولوژی طرح جامع به معرفی و بیان ویژگیهایی مانند محدودیت منابع پروژههای تعریف شده بر مبنای چشماندازهای فعالیت و عملکرد ICT بیان شده در گامهای پیشین میپردازد.
9ـ تکمیل برنامهریزی استراتژیک و اطمینان از پذیرش آن
گام نهم یک گام اساسی برای حصول اطمینان از موفقیت اجرایی آیندة طرح جامع است. این گام ضمن معرفی مفاهیم اصلی و کلیدی برنامهریزی راهبردی صورت پذیرفته، به کسب اطمینان از انتقال، پذیرش و درک این مفاهیم و عملیاتی شدن آنها میپردازد.
از دیگر فعالیتهای مهم این بخش از کار، نهایی شدن اختیارات و وظایف این قسمت از پروژه توسط مسوولان اجرایی و مدیران است. گزارش نهایی طرح در شورای اجرایی طرح بهطور رسمی بهتصویب رسیده، مسوولیتها، سیاستها و رویههای کاری به واحدهای مربوطه ابلاغ خواهد شد.
نظام ارزیابی عملکرد
با گسترش روزافزون فناوریهای اطلاعات، کاربرد آنها در فرآیندهای کاری ادارات و موسسات دولتی و غیر دولتی شتاب بالایی یافته است. با این حال، متاسفانه علیرغم هزینههای بالایی که این فناوریهای نوین بر کاربران خود تحمیل میکند، در زمینه نظارت بر عملکردهای فناوریهای اطلاعات و نیز ارزیابی آنها، کار چشمگیری صورت نمیگیرد. با این وضع روشن نیست که سرمایهگذاریهایی که در این راستا انجام گرفته، تا چه اندازه در راستای دستیابی به اهداف آرمانی و ماموریتهای سازمانهای کاربر، موثر بوده است.
کشورهای پیشرو در زمینه فناوری اطلاعات، در چند سال گذشته قوانین ویژهای دربارة ضرورت اعمال ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات در سازمانهای دولتی وضع و دستورالعملهایی نیز در مورد چگونگی انجام آن، تهیه و ابلاغ کردهاند. رویکرد این قوانین و دستورالعملها به فناوری اطلاعات بیشر متکی بر مدیریت فناوری اطلاعات بهعنوان یک سرمایهگذاری است، و نه دستیابی به تکنولوژی.
ارزیابی عملکرد، ارزیابی اثربخشی و بازدهی یک عملکرد ویژه برای پشتیبانی انجام ماموریتها، اهداف آرمانی و اهداف عینی کمی است، که با بهکارگیری یک معیار نتیجهگرا، قابل محاسبه و کمی شدن، در مقایسه بر مبنای وضع موجود، با فعالیتها، عملیاتها و فرآیندها انجام میپذیرد.
ارزیابی عملکرد فرآیندی است که به وسیلة آن یک سازمان، پارامترهایی را برای دستیابی به اهداف ماموریتی وضع کرده، برنامهها و پروژهها در محدودة آن، نتایج مطلوب را بهدست میآورند. این پارامترها عبارتند از:
1ـ شرایط مبنا یا "وضع موجود"، که سطح عملکرد پیش از برنامه یا پروژة جاری را نشان میدهد
2ـ سطح کنونی عملکرد، که با شرایط جاری حاصل شده است
3ـ معیار، که سطح عملکرد مشاهده شده از مطالعات "بهترین اقدامات" است
4ـ تعیین هدف برای سطح مطلوب عملکرد، بهطور متناوب بر پایة معیارها
5ـ آستانه، که حداقل عملکردی را نشان میدهد که پایینتر از آن سطح، برنامه یا پروژه به نتایج قابل قبول نمیرسد.
نظام ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات چارچوبی را برای مدیران طرح جامع فراهم میکند تا سازمانها به برنامة ICT خود، بهعنوان یک سرمایهگذاری، توجه کنند. این چارچوب تحلیلی، ارتباطی میان تصمیمات سرمایهگذاری ICT با اهداف استراتژیک، طرحهای کاری و عملکرد ماموریت سازمانی ایجاد میکند. برنامهها و فرآیندهای کاری طرح باید از طریق روشهای ارزیابی عملکرد، قابل اندازهگیری کیفی و کمی بوده و به دقت مستند شوند.
اطلاعات مربوط به ارزیابی عملکرد در سه سطح طرح میشود:
سطح سازمان ـ در این سطح، تمرکز بر نتایج ماموریتی است و اطلاعات برای گزینش راه سیاستگذاری و تصمیمسازیهای ماموریتی، بهکار میرود. مدیران در این سطح مسوول پاسخگویی و ارایه گزارش به مراکز بیرون از سازمان خواهند بود. زمانبندی اطلاعرسانی فعالیتها در این سطح، دورهای است.
سطح عملکردی ـ در این سطح، تمرکز بر نتایج واحدهاست و این اطلاعات برای بهبود عملیات کاری استفاده میشود. در این سطح، مدیران مسوول پاسخگویی و ارایه گزارش نسبت به اجرای مهمترین عملکردها، از طریق پروژهها و برنامههای چندگانه است. زمانبندی اطلاعرسانی در این سطح، ماهانه و یا فصلی است.
سطح برنامه/پروژه ـ در این سطح، اطلاعات مربوط به فعالیتها و وظایف، برای تصمیمسازیهای تاکتیکی و تصمیمگیری مدیریت اجرایی، بسیار مهم است. مدیران در این سطح، برنامهها یا پروژههایی را رهبری میکنند که زیر نظر مدیران وظیفهای قرار دارند. این مدیران درگیر انجام تلاشهای واقعی طرحICT هستند. دورة اطلاعرسانی در این سطح، سریع و روزانه خواهد بود.
نظام ارزیابی عملکرد طرح ICT یک سازمان میتواند در شش گام به شرح زیر صورت پذیرد:
1) تعریف ماموریت، حوزههای اصلی نتایج کار و عملکردهای کاری
2) گسترش اهداف مموریت محور
3) تعیین روشهای ارزیابی عملکرد
4) اعتباربخشی و تایید ارزیابی عملکرد
5) اجرای نظام ارزیابی و جمعآوری اطلاعات (داده)
6) نظارت و ارزیابی نتایج و تکرار فرآیندها در صورت نیاز
بنابراین، روشن است که امکانسنجی طرحهای جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات در هر سازمان، شرایط و چگونگی ویژة خود را دارد، که باید با توجه به آن بررسی و عملیاتی شود.
منابع
[1]-Sheila Corral of Anthony Brewerton, the New Professional Handbook : your Guide to Information Services Management (London : Library Association Publishing, 2000), p. 25-26
[2]- Clinger Cohen Act of 1996 and Related Documents, 1996, Department Of defense.
[3]- Government Performance and Results Act, 1993,Executive Office of the President of the United States.
[4]- IT Strategic Planning Guide, February 2002, OTTE, Australia.
[5]- Paperwork Reduction Act, 2001, OMB.
[6]- Guide for Managing IT as an Investment and Measuring Performance, ver 1.0, February 1997, Department of Defense.
[7]- Planning, Programming and Budgeting System (PPBS), 2001, OMB
[8]- IT Strategic Plan, July 2002, U.S. Department of Justice.
[9]- 1995 Information Technology Strategic Plan, 1995, University of wisconsin.
[10]- Queen's IT Program : Queen's Executive Development Center, December 1 to 6,2002, Queen's School of Business.
موسسة فرهنگی روشنگران اندیشه
- ۸۴/۰۲/۱۲