سامانه‌های آموزش و پرورش نیازمند تجمیع است
سرپرست مرکز برنامه‌ریزی و فناوری اطلاعات وزارت آموزش و پرورش بر ضرورت یکپارچه‌سازی داده‌ها و سامانه‌های اطلاعاتی در این وزارتخانه تاکید کرد و گفت: این اقدام به ارائه آمارهای دقیق و ساده‌سازی فرایندهای خدماتی منجر خواهد شد.
به گزارش مرکز امور هماهنگی، ارتباطات و حوزه وزارتی آموزش و پرورش، «مهدی شرفی» به شرایط موجود این وزارتخانه از نظر فناوری اطلاعات اشاره کرد و اظهار داشت: آموزش و پرورش به عنوان یکی از پرمخاطب‌ترین دستگاه‌های کشور، تنوع زیادی در ارائه خدمات به مخاطبان دارد.
وی افزود: معلمان، دانش آموزان، فارغ‌التحصیلان، مدارس، اولیاء و بازنشستگان از مخاطبان اصلی آموزش و پرورش هستند که هر کدام از آنها با توجه به درخواست یا نیازهایشان سرویس‌های متنوعی را طلب می‌کنند که این سرویس‌ها را در سه شاخه می‌توان تقسیم‌بندی کرد.
شرفی در تشریح تقسیم‌بندی سرویس‌ها گفت: اولین سرویس، خدمات اداری است که شامل پشتیبانی خدمات به فرهنگیان از قبیل صدور احکام، ابلاغ، پرداخت حقوق و خدمات رفاهی می‌شود. دومین سرویس، خدمات پشتیبانی آموزشی است که به دانش آموزان خدمات ارائه می‌دهد و از ثبت‌نام دانش آموزان، صدور کارنامه، ارتقا تحصیلی و در انتها تا فارغ‌التحصیلی و صدور مدرک دیپلم را در برمی‌گیرد.
به گفته سرپرست مرکز برنامه‌ریزی و فناوری اطلاعات، سرویس سوم خدمات آموزشی - فرهنگی است که شامل جشنواره‌ها، فعالیت‌های اردویی، مسابقات مختلف فرهنگی، هنری، ورزشی، المپیادها و فعالیت‌های قرآنی است.
شرفی یادآورشد: اکنون هر کدام از سرویس‌ها و زیر سرویس‌ها در قالب سامانه‌های اختصاصی جداگانه خدمات ارائه می‌دهند به عنوان مثال برای هر یک از سامانه‌های احکام، کارگزینی، حقوق و مزایا، اردوها، المپیادها، هریک از مسابقات علمی، ورزشی، هنری، دانش‌آموزان ابتدایی، متوسطه اول، دوم، فنی و حرفه‌ای و کاردانش سامانه جداگانه‌ای داریم.
وی ادامه داد: همچنین در طول سال با توجه به اعلام نیاز هر یک از بخش‌ها، سامانه‌های جداگانه‌ای تعریف شده است که هر چند در لایه‌های پایین‌تر مشترک هستند ولی یکپارچگی داده، وجود ندارد.
مدیر پروژه یکپارچه‌سازی سامانه‌های وزارت آموزش و پرورش با اشاره به پراکندگی خدمات موجود گفت: در موارد متعددی سامانه‌هایی بدون در نظرگرفتن ظرفیت‌های موجود ایجاد شده و خروجی این خدمات، بانک‌های اطلاعاتی مستقل از یکدیگر شده است که همه این بانک‌های اطلاعاتی مبنای یکسانی دارد در نتیجه گزارش‌گیری‌های مدیریتی ممکن است خروجی‌های مختلفی بدهد لذا در بسیاری از موارد به پاسخی که از سامانه‌ها نیاز داریم، نمی رسیم و یا اینکه چند پاسخ خواهیم داشت.
شرفی به ویژگی‌های منفی این سامانه‌ها اشاره و تصریح کرد: هر یک از سامانه‌ها برای همان نیاز خاص تعریف شده است و آینده‌نگری در آنها وجود ندارد لذا نمی‌توان از این سامانه‌ها برای استفاده بعدی استفاده کرد همچنین پراکندگی سامانه‌ها و ساختن بدون اهداف نظارتی، مدیریتی و تصمیم سازی باعث شده است تا به ازای هر خدمت یک سرویس داشته باشیم لذا باوجود بیش از 60 ماژول خدماتی، در گزارش‌گیری‌های مدیریتی به جواب درست نمی‌رسیم.
مدیر پروژه «یکپارچه‌سازی سامانه‌های وزارت آموزش و پرورش» هدف از پروژه یکپارچه‌سازی را ایجاد یک پایگاه داده‌ای مشترک دانست و اظهار داشت: در آینده هر سرویسی بر مبنای این پایگاه داده مشترک و این زیرساخت کار می‌کند لذا نیاز به تعریف سامانه جداگانه نداریم و جمع‌آوری داده‌ها به صورت مستقل انجام نمی‌شود و خروجی‌ها هم یکسان خواهد بود.
شرفی تصریح کرد: پس از ایجاد زیرساخت مشترک پنل‌های مدیریتی جداگانه‌ای می‌توان تعریف کرد تا مدیران مجموعه در هر سطحی بر اساس سطح دسترسی، داشبرد اختصاصی داشته و خروجی‌های مورد نیاز خود را دریافت کنند.
وی افزود: در شرایط فعلی به دلیل وجود پایگاه‌های داده‌ای متنوع، امکان حفاظت از این پایگاه‌های داده سخت‌تر است چنانچه پایگاه داده‌ای با زیرساخت مشترک وجود داشته باشد صیانت از اطلاعات چنین پایگاه‌های داده‌ای سهل‌تر و با امنیت بالاتر خواهد بود.