روابط عمومی الکترونیکی کشوری یا استانی؟
شایان شلیله - مطلبی را در ایسنا دیدم به عنوان \"روابط عمومی های الکترونیکی و نیازمند امکانات سخت افزاری\" چند نکته به نظرم رسید که در این خصوص بنویسم. اولا اینکه وقتی از دولت الکترونیک و روابط عمومی الکترونیکی صحبت می کنیم دیگر نباید این موضوع را با دیدگاه استانی و منطقه ای نگاه کرد. اگر قرار باشد که تمام سیاست ها و روش های سنتی را در روابط عمومی الکترونیکی نیز پیاده کنیم، دیگر چه نیازی به این همه تغییرات است.
شما فکر کنید یک شرکت بزرگ در تمام استان های کشور شعبه دارد برای تمام این دفاتر بصورت جداگانه روابط عمومی ایجاد کند، و باتوجه به نگاه مدرن مدیران این شرکت، از روش ها و ابزار یک روابط عمومی الکترونیکی در این دفاتر محلی استفاده کند. این اتفاقی است که دقیقا در سیستم سنتی روی می دهد و در این روش، ما همان سیستم سنتی را فقط به روز و الکترونیکی کرده ایم.
اما در حقیقت، وقتی شرکت فوق به دنبال استفاده از روابط عمومی الکترونیکی در سیستم اداری خود می باشد، دیگر نیاز نیست تمام دفاتر استانی و محلی نیز برای خود واحد روابط عمومی داشته باشند. با استقرار یک واحد روابط عمومی قوی در دفتر مرکزی می توان تمام نیاز های مشتری ها و افرادی را که با شرکت در ارتباط هستند پوشش داد و این فرایند را در یک سیستم واحد مدیریت کرد.
با مدیریت واحد این بخش در یک مرکز، بسیاری از هزینه های مربوط به امکانات سخت افزاری بجای اینکه برای ۳۰ واحد روابط عمومی فراهم شود، فقط برای دفتر مرکزی تهران تهیه خواهد شد و کارشناسان روابط عمومی در یک مرکز واحد به تمام تلفن ها، ایمیل ها، فکس ها و دیگر کانال های ارتباطی پاسخ خواهند داد.
مدیریت واحد در این شکل نه تنها هزینه ها را کاهش خواهد داد، بلکه نظارت و کنترل بر امور را برای مدیران و دیگر کارشناسان سریع تر و راحت تر خواهد کرد.
با این رویکرد نیاز دفاتر محلی به برخی از امکانات سخت افزاری کاملا درست است. برای نمونه، اینترنت پرسرعت و سیستم VOIP می تواند کاربرد داشته باشد. که ارتباط مراکز استانی با روابط عمومی مرکزی از این طریق برقرار شود و حتی کاربران استانی برای تماس با روابط عمومی شماره تلفن محلی آن استان را می گیرند ولی ارتباط از طریق اینترنت با روابط عمومی مرکزی برقرار می شود.
سیستم مدیریت نیز دیگر نیاز به توضیح و آموزش چند واحد روابط عمومی در تمام نقطه کشور ندارد. تمام این آموزش ها، آیین نامه، قوانین از سوی 1 کانال به کاربران انتقال می یابد. و مراحل پیگیری شکایات و پیشنهاد ها نیز از طریق 1 کانال به مدیریت انتقال داده می شود. و مدیریت بجای بررسی چندین گزارش از مراکز محلی می توانند 100 درصد به گزارش روابط عمومی مرکزی اعتماد کنند.
- ۸۷/۰۵/۱۶