چالش‌هاى تحقق روابط عمومى الکترونیکی
مرجان ربانی* - پویایى و کارآمدى روابط عمومى‌ها یکى از تاثیرات توسعه و به‌کارگیرى فناورى اطلاعات در نظام ادارى یک کشور است که موجب تغییر و تحول در سرعت و روند پاسخگویى و اطلاع‌رسانى روابط عمومى‌ها به عنوان بازوى ارتباطى سازمان‌ها با یکدیگر و مردم مى‌شود.
در طى 4سال گذشته به‌رغم اجراى طرح‌هایى مانند تکفا و طرح تکریم ارباب‌رجوع و صرف بودجه‌هاى فراوان، هنوز وزارتخانه‌ها و سازمان‌هاى مرتبط نتوانسته‌اند در بخش روابط عمومى و اطلاع‌رسانى از تکنولوژى‌ها و تکنیک‌هاى نوین ارتباطى استفاده کنند. کارشناسان در این زمینه معتقدند متولیان در کشور باید به عنوان الگویى مناسب براى دیگران فعالیت کنند و این در حالیست که هیچ کدام از مدعیان تولى‌گرى IT در کشور در تشکیل روابط عمومى الکترونیکی و حتى به‌کارگیرى روشهاى ارتباطى مبتنى بر IT تاکنون پیشگام نبوده‌اند.
طبق مصوبه طرح تکریم ارباب رجوع و همچنین طرح توسعه و به‌کارگیرى)IT تکفا) سازمان‌هاى دولتى موظف به راهاندازى وب‌سایت، تلفن گویا و پست صوتى شده‌اند که همگى از جمله پیش‌نیازهاى تحقق روابط عمومى الکترونیک نیز برشمرده مى‌شوند اما به گفته برخى از مسوولان و کارشناسان وب‌سایت‌هاى راهاندازى شده در سازمان‌ها جنبه کاربردى نداشته و تزئینى هستند.
وزارت:ICT روابط عمومى پویا اما سنتى است
به گفته محسن پازرى مدیر دفتر امور اجرایى فناورى اطلاعات در وزارت ICT وجود آمار و اطلاعات و محتواى کامل در سایت هر سازمانى موجب کاربردى شدن سایت مى‌شود که پویا و به روز بودن اطلاعات در حفظ مخاطب تاثیر مى‌گذارد.
وى با اشاره به گذشت یکسال و نیم از زمان راهاندازى وب‌سایت وزارت ICT گفت: در دو ماه اخیر با افزایش آمار و اطلاعات موجود در سایت و ارایه گزارش‌هاى هفتگى از فعالیت‌هاى زیرمجموعه‌هاى این وزارتخانه، تعداد مراجعه کنندگان به سایت به میزان سه‌برابر افزایش یافته است که این مساله نمایانگر اهمیت محتوا و به روز بودن اطلاعات در افزایش کاربران سایت است.
با توجه به اینکه وزارت ICT متولى فناورى اطلاعات در کشور است اما هنوز روابط عمومى این وزارتخانه از طریق وب‌سایت خود و استفاده از ابزارهاى نوین ارتباطى فعالیت نمى‌کند.
پازرى نیز در این زمینه انتقاد وارد شده بر عملکرد وزارت ICT و کوتاهى این وزارتخانه در ارایه الگویى مناسب و پیشرو در تحقق روابط عمومى الکترونیک و همچنین راهاندازى وب‌سایت فعال و به روز را پذیرفت و گفت: روابط عمومى وزارت ICT بسیار پویا عمل کرده و تمامى وظایف عمومى خود را انجام داده است اما متاسفانه با ابزارهاى سنتى کار مى‌کند که با پیشرفت و توسعه IT و برنامه‌هاى آینده این وزارتخانه در راستاى افزایش سواد و دانش فناورى اطلاعات در بین مسوولان و کارمندان این خلاء برطرف مى‌شود.
شوراى عالى اطلاع‌رسانى ابتدا فرهنگ‌سازى شود
خسرو سلجوقى معاون فنى دبیرخانه شوراى عالى اطلاع‌رسانى در پاسخ به علل ضعف‌هاى این شورا در به‌کارگیرى تکنیک‌هاى نوین ارتباطى و اطلاع‌رسانى گفت: شوراى عالى اطلاع‌رسانى به عنوان متولى IT در کشور تاکنون با ارایه اطلاعات از طریق وب‌سایت شورا سعى بر فرهنگ‌سازى در این زمینه کرده است و تمامى فعالیت‌ها و اطلاعات از جمله برنامه‌هاى حمایتى، وام‌ها، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و عناوین پروژه‌هاى شورا روى سایت قراردارد و تعامل با شرکت‌ها و مردم از طریق همین سایت صورت مى‌گیرد.
وى معتقد است مراجعه حضورى ارباب رجوع‌ها به شوراى عالى اطلاع‌رسانى در حد صفر است و همگى سوالات از طریق سایت شورا پاسخ داده مى‌شود.
به‌رغم کوشش‌هاى این شورا هنوز در این مجموعه اطلاع‌رسانى از طریق نامه‌نگارى، فکس و تلفن صورت مى‌گیرد که سلجوقى در این زمینه معتقد است: استفاده از وب‌سایت و ارسال ایمیل بدون تکیه بر روشهاى سنتى امکان‌پذیر نیست تا زمانى که پهناى باند مناسب و اینترنت قابل دسترس در همه‌جا مهیا نشود و فرهنگ‌سازى مناسب صورت نگیرد روشهاى نوین نمى‌توانند جایگزین روشهاى سنتى شوند.
شوراى عالى انفورماتیک: ادعایى نکرده‌ایم
یوسفى معاون دبیرخانه شوراى عالى انفورماتیک معتقد است به‌رغم وجود وب‌سایت اکثر سازمان‌هاى دولتى استخدام‌هاى مورد نیاز خود را از طریق مکاتبه دریافت مى‌کنند که این مساله نشان دهنده ناآگاهى مسوولان از قابلیت‌هاى سایت این شورا است اما از طرفى نیز برخى از اطلاعات قابل ارایه و یا دریافت از طریق سایت نیستند.
یوسفى با اشاره به اینکه شوراى عالى انفورماتیک ادعایى در تولى‌گرى IT ندارد گفت: تعدد مراجع تصمیم‌گیرى در این حوزه به توسعه IT در کشور بزرگ‌ترین ضربه را وارد کرده است.
یوسفى شوراى عالى اطلاع‌رسانى را موظف به فرهنگ‌سازى در ترویج استفاده از روشهاى الکترونیکى در مجموعه دولت دانست و افزود: سازمان صدا و سیما نیز با توجه به رسالتى که بر عهده دارد باید با ساخت و پخش برنامه‌هاى تبلیغى مردم و ارباب رجوع‌ها را با فواید استفاده از روشهاى الکترونیکى آشنا کند.
وى در پاسخ به این سوال که چرا شوراى عالى انفورماتیک به عنوان نهادى انفورماتیکى هنوز از طریق روشهاى سنتى اخبار و اطلاعیه‌هاى خود را اعلام مى‌کند گفت: پست الکترونیکى هنوز جنبه عمومى پیدا نکرده است و برخى افراد هفته‌اى یک بار ایمیل خود را چک مى‌کنند و اسناد الکترونیکى نیز در کشور اعتبار ندارند.
کارشناسان: فرهنگ‌سازى نیاز به ارائه خدمات دارد
اکثر مسوولان تحقق یک روابط عمومى الکترونیکى را در سازمان‌ها مستلزم ایجاد فرهنگ استفاده از ابزار نوین مى‌دانند و به دلیل ضعف فرهنگى موجود در کشور به ضرورت ایجاد روابط عمومى الکترونیکى نیز توجهى نمى‌کنند اما کارشناسان معتقدند تا زمانى که سازمان‌ها و دستگاه‌‌هاى مربوطه به ارائه سرویس و خدمات الکترونیکى نپردازند عملا فرهنگ‌سازى صورت نخواهد گرفت.
به گفته على شمیرانى روزنامه‌نگار حوزه IT فقدان مهارت و تخصص در روابط عمومى‌ها موجب عدم پیشرفت آنها است و روابط عمومى‌ها در حال حاضر به دلایلى مختلف آشنایى با محیط اینترنت و قابلیت‌هاى روابط عمومى آنلاین ندارند و استفاده از روشهاى سنتى را ترجیح مى‌دهند.
وى در ادامه گفت: برخى از مسوولان اعلام مى‌کنند فرهنگ روابط عمومى الکترونیک ایجاد نشده است در حالى که فرهنگ‌سازى مستلزم ارائه سرویس است و تا زمانى که مسوولان سرویس و خدمات الکترونیکى را ارائه ندهند، فرهنگ‌سازى نیز صورت نخواهد گرفت.
شمیرانى با اشاره به اینکه راهاندازى روابط عمومى آنلاین به تجهیزات و ادوات خاص و پیچیده‌اى نیاز ندارد گفت: بى‌توجهى به این مساله به دلیل عدم آشنایى مدیران و تمایل آنها به سرمایه‌گذارى و عرضه اطلاعات شفاف است و نیاز است تا ابتدا نگاه کلان مدیریت در سازمان‌ها تغییر یابد.
وى تصریح کرد: آموزش نیروى انسانى و آشنایى کارکنان روابط عمومى‌ها با مزایاى سرویس‌هاى آنلاین از دیگر ملزومات براى تحقق یک روابط عمومى پویا و به روز است.
شمیرانى ضمن اظهار تاسف از نحوه راهاندازى وب سایت در سازمان‌ها گفت: اکثرا به دلیل الزام قانونى اقدام به راهاندازى سایت کرده‌اند در حالى که تنها کاتالوگى الکترونیکى از وظایف و آیین‌نامه‌هاى خود ساخته‌اند و با مراجعه به سایت‌ها خاصیت دوطرفه و امکانات قابل عرضه‌اى دیده نمى‌شود.
وى افزود: از دستگاه‌هایى که به طور تخصصى در حوزه IT فعالیت مى‌کنند مانند وزارت ICT و شوراهایى که سال‌ها است درگیر توسعه IT هستند انتظار مى‌رود به عنوان الگویى کامل در این عرصه فعالیت کنند.
به گفته حسین امامى مدیر اداره ارتباطات داخلى و بین‌الملل بانک توسعه صادرات، کارکنان آموزش ندیده در جامعه اطلاعاتى و کارکنانى که حداقل آشنایى با اینترنت را ندارند بیشترین آسیب را به واحدهاى روابط عمومى مى‌رسانند.
امامى انجمن مشاوران روابط عمومى انگلستان (PRCA) را داراى مراحل سه‌گانه براى ایجاد محیط روابط عمومى الکترونیک اعلام کرد و گفت: اولین مرحله هم‌سطح کردن دانش است به این معنا که با ایجاد محیطى مناسب، کارکنان روابط عمومى بتوانند دانش خود را در زمینه ICT افزایش دهند.
طبق گفته‌هاى وى، مهیا کردن بهترین فرصت‌ها براى کارکنان روابط عمومى به منظور عملى کردن طرح‌ها و ایده‌هاى خود در فضاى مجازى، دومین راهکار پیشنهادى متخصصان انگلیسى است. همچنین خلق عالى‌ترین فرصت‌ها براى ارائه طرح‌ها با به‌کارگیرى از ابزارهاى نوین فناورى اطلاعات سومین حلقه کامل‌کننده براى ایجاد محیط روابط عمومى الکترونیکی محسوب مى‌شود.
*دنیای اقتصادی
- ۸۴/۰۷/۱۹